Referat fra Styret 2019

Styremøte 3.

Dato: 10.04.19
Stad: Hos Bjarne
Tilstede: Tormod, Mari, Bjarne, Olav, Karoline, Kristian, Hannah, Marianne

Sak 1 (14). Oppdatere terminliste, fordele ansvarsområder

– Stevnetrening: Mandag 1. juli i Dalen. Vi setter en symbolsk pris. Vi arrangerer også et treningstevne i gædinga i forkant av Vestlandsmot.

– Vårleker 1. mai: Marianne tar kontakt med Therese, og finner på et par aktiviteter for å trekke barnefamilier.

Sak 2 (15). Tanker om rekruttering

– Halv pris barn og rekrutter på KM for dem som ikke ønsker plassering.

– Vi ønsker å arrangere aktiviteter som ikke krever egen hest. Gjerne på ulike steder.

Sak 3 (16). Gjennomgang Dropbox v/Olav

– Styret bruker Dropbox som en kommunikasjonsflyt.

Sak 4 (17). Oversikt over søknadsfrister

– MVA kompensasjon. Vi må få bedre oversikt over søknadsfristene. Karoline lager en oversikt. Mari skal registrere samordna rapportering.

Sak 5 (18). Kiosk/ Klubbhus

– Overskudd kiosk går heretter til Villingur, ikke ungdomsgruppen.

– Oppgradering: Olav og Kristian har gjort mye vedlikehold og oppgradering den siste tiden, for eksempel er nytt kjøkken på plass.

– Kiosk ansvarlig: Styret har besluttet at kiosken ikke lengre er ungdomsgruppen sitt ansvar. Vi prøver å få en person som har overordnet ansvar, som kan delegere oppgaver videre.

– Renhold klubbhuset: Vi må passe på å tømme søppel etter hver arrangement. Olav spør etter folk til å ta ansvar for vasking.

– Det planlegges felles dugnad for maling av klubbhus og opprydding.

Sak 6 (19). Godtgjørelse dommere, avtale

– Olav utarbeider en avtale for dommere i Villingur hvor vi spesifiserer hva som forventes av de dommerne som velger å få kurs dekket av klubben.

Sak 7 (20). Konfidensialitet.

– Styret er enige om at ting som blir diskutert på styremøter, forblir her.

Sak 8(21). Nytt fra ungdomsgruppa

– Tormod spør Garry om å komme til Vikinghest en torsdag/fredag. Ungdomssamling med fokus på Guidelines og generelt om regelverket, åpent for ungdommene å stille spørsmål.

– Forslag: *Et ungdomsarrangement torsdag før Villingurstevnet. Juniorer og ungryttere.

*Trampolinepark/gocart

Tormod jobber videre med disse tre arrangementene.

Styremøte 2.

Dato: 28.02.19
Stad: Hos Bjarne Fossan
Tilstede: Olav, Bjarne, Karoline, Hannah, Kristian og Mari

Sak 1 (8). Gjennomgang av referat fra sist styremøte

Vi konkluderer med at gjennomgang av sist styremøtereferat ikke vil være nødvendig på styremøtene fremover. Sekretær sender kopi av referat til alle i styret slik at alle kan lese igjennom referatet før det blir publisert.

Sak 2 (9). Ferdigstille foreløpig terminliste for 2019

Se terminliste publisert på nett.

Kursansvarlig Hannah Johannesen har vært i kontakt med flere instruktører som har sagt ja til å holde kurs i Villingur. Der i blant Unn Kroghen og Martin Rønnestad og Agnar Snorri Stefansson. Informasjon kommer så fort vi får datoer og priser av de aktuelle instruktørene.

Sak 3 (10). Gjennomgang av budsjett for 2019

Kurs må gå i balanse.

Det skal bestrebes at stevnene Villingur arrangerer går med overskudd uten at vi priser oss ut.

Sak 4 (11). Gjennomgang av organisasjonsplan

Mari skal ferdigstille organisasjonsplanen. Det skal lages en organisasjonsplan som skal brukes innad i styret. Og en god og oversikt over kontaktinformasjon som skal være tilgjengelig på nettsiden og benyttes av medlemmene.

Sak 5 (12). Stevner

Vestlandsmot

Det er ønskelig at Vestlandsmot skal arrangeres som et samarbeid med alle klubbene på Vestlandet. Styret foreslår at Villingur arrangerer Vestlandsmot helgen 17-18 August på Fossanmoen. Mari skal kontakte Terje Litlås i Gustur Islandshestlag for å diskutere veien videre.

Dugnadsansvarlig under Pinsestevnet

Kristian Oaland er ansvarlig inntil videre. Kristian finner eventuelt en annen ansvarlig og egnet person til oppgaven hvis det blir nødvendig.

Villingurstevnet

Mari informerer kort. Invitasjonen til Villingurstevnet skal ferdigstilles og publiseres i løpet av uke 10. Det er også planlagt et møte med stevnekomiteen i Mars.

Sak 6 (13) Årsmøte i NIHF

Olav og Mari skal reise til årsmøte for Villingur.

Eventuelt

Økonomi

Karoline har fått tilgang til Villingur sin konto. Mari skal bli kunde i Sparebank 1 SR bank slik at hun også har tilgang til Villingur sin konto.

Karoline skal få en oversikt over søknadsfrister i NIF og Forsand kommune.

Mona på TF regnskap foreslår at vi makulerer alle dokumenter som er eldre enn 5 år. Vi blir enige om at dokumentene skal makuleres.

Duett regnskapsprogram skal aktiveres. Dette regnskapsprogrammet sparer tid og forenkler arbeidet for kasserer og regnskapsbyrå.

Vi endrer VIPPS til VIPPS GO for å bedre oversikt.

Ridestien langs veien på Forsand

Olav informerer om at han er i dialog med Forsand kommune for å forbedre ridestien. Blant annet flere åpninger i autovernet.

Olav blir bindeleddet mellom Forsand kommune og Villingur. Olav avtaler et møte med kommunen.

Innkjøp

Olav går til innkjøp av to kaffekanner til kaffemaskinen til Villingur.

Olav undersøker pris på head sett og informerer styret før vi går til innkjøp.

Olav undersøker hva det vil koste å henge opp oppheng til høyttalere i Dalen og hva det vil koste å grave ned ledningen.

Vi setter av 8000,- til å renovere sekretariatbrakken slik at den blir mer funksjonell for sekretariat under stevner og kan anvendes som sekretariat i Dalen.

Styremøte 1.
Dato: 30.01.19
Stad: Hos Bjarne Fossan
Tilstede: Mari, Olav, Bjarne, Karoline, Tormod, Hannah, Kristian, Marianne

Sak 1 (1). Introduksjon av nytt styret. Fordele styreverv.
Kasserer: Karoline Erevik.
Nestleder: Olav Matre.
Sekretær: Marianne T Bryn.
Kursansvarlig: Hannah Johannesen.

Sak 2(2). Økonomi og regnskap.
Forslag til endringer for å få en bedre økonomi i klubben: Kurs må gå i balanse økonomisk. Villingur kommer ikke til å betale for halleie første mandag i måneden. Prisen på kvalifiseringsstevner og vintercuper må kanskje settes opp? Karoline sjekker opp hvordan vi kan søke om momsrefusjon for lysene. Mari og Karoline avtaler et møte med TF regnskap for å få en gjennomgang.

Sak 3(3). Baneanlegget i dalen.
Opprette banekomitè. Vi oppretter ingen banekomitè. Baneansvarlig blir Olav og Kristian. Bjarne er kontaktperson til kommunen i forhold til utbedring av anlegget og søknad av midler til dette.

Sak 4(4). Villingurstevnet. Stevnekomitè:
Komitè: Mari (stevneleder), Torstein (Fossanmoen), Marianne (sekretariat), Birthe, Karoline (kasserer).

Sak 5(5). Terminliste 2019:
Stevner, kurs, bredde aktiviteter, medlemsmøte. Vi legger inn ønsker og forslag på fb-siden til neste styremøte. Mari ber web-ansvarlige legge ut invitasjon til halltrening/medlemsmøte mandag 4.02.

Sak 6(6). Organisasjonsplan:
Mari lager et forslag som vi ser på på neste styremøte.

Sak 7(7). Eventuelt:
Styret ber valgkomitèen om å søke RIK om dispensasjon til at Mari Soot Kristiansen kan tiltre sitt verv umiddelbart.

Tine og Miriam kom kl 20.30 for å sikre et godt samarbeidet mellom styret og web-ansvarlige.
Tine og Miriam var positive til å fortsette som web-ansvarlige. Miriam svarer på e-post til sekretariatet.
Nyhetsbrev: Tine var positiv til å fortsette med å lage 4 nyhetsbrev per år.
Miriam er positiv til fortsatt lage invitasjoner til stevner. Hun fortsetter som sportiansvarlig og FB.
Olav ønsker å ha ansvar for Dropbox.
Mari, Tine og Miriam lager en egen chat.
Tormod får tilgang til Instagram slik at han kan legge ut bilder fra ungdomsarrangement.
Miriam, Karoline og Marianne deltar på kurs i KlubbAdmin i Stavanger 6. februar. Mari ønsker å delta dersom det er flere plasser.