Referat fra styret 2020

Styremøte 8

Dato: 07.10.20, på Teams
Tilstede:  Kristian, Bjarne, Mari, Miriam, Ariana, Olav, Tormod og Marianne

Sak 1 (24). Midlertidig endring i styret

*Mari har termin om kort tid. Nestleder blir fungerende leder den perioden Mari har behov for det.

Sak 2 (25). Evaluering av Villingurstevnet:

* Bare gode tilbakemeldinger etter stevnet. 

* Vi har fått 10 000,- på konto fra NIHF.

* Resten av regnskapet tas på neste styremøte.

Sak 3 (26). Reglement i forbindelse med Sydvestmesterskapet

Villingur v/Miriam har fått ansvaret for å skrive revidert reglement for Sydvesten som følger gjeldende stevnestruktur fra NIHF. Hvilke klubber er med, hvordan skal rulleringen være, hvilke disipliner tas med i de ulike kombinasjonene etc. Dato for ferdigstillelsen: Til styret innen torsdag 8.. Sendes til de andre klubbene i løpet av uken.

Sak 4 (27): Stevner og møter høsten 2020 og 2021

  • Klubbmesterskapet utgår i år. KM 2021 blir 24.-25. april.
  • Vintercup: Forslag til datoer: 15. november, 17. januar, 21. februar.  Vi spør først Vikinghest, Storhaug og Fossanmoen. Dersom en av disse takker nei, hører vi med Tryggvi. Vi ønsker å gjøre stevnene mer attraktive både for nye og mer erfarne ryttere. Vi øker oppmerksomheten cupen får på nettet, og øker kvaliteten på premiene som deles ut til sammenlagtvinnerne. Ariana og Miriam tar ansvar for Vintercup 1. Vi planlegger å være i hallen på Fossanmoen ved dårlig vær, og i Dalen ved fint vær.
  • NM gædinga: Vi satser på å søke 2022
  • Villingur har ikke sendt søknad om WR-stevne 2021.
  • Medlemsmøte på teams torsdag 29.10, kl 19. Påmelding innen 26.10 på mail, med navn og mailadresse.
  • Lokallagsmøte 7.-8. november: Tormod og Marianne reiser, Mari melder oss på.

Sak 5 (27): Reguleringsplan i Dalen: 

Miriam og Olav orienterte: Forsand Sandkompani kommer ikke til å følge vedtaket gjort av Forsand kommunen om å ta utbedring av Villingur sitt anlegg med i deres søknad om reguleringsplan. Nå sier Sandkompaniet at vi må betale for egen reguleringsplan i området. Det har ikke Villingur økonomi til.  Konklusjon: Det vil ikke bli noen endringer av banen i dalen. Olav har informert Sandkompaniet om at de ikke har tillatelse til å bruke vårt anlegg mens de tar ut sand.

Sak 6 (28): Kurs: 

Vi kaller inn til et medlemsmøte på Teams hvor temaet er kurs. I tråd med årsmøtet sitt vedtak om at kursene må gå i balanse, har vi måtte avlyse flere kurs.  Hvilke ønsker og behov har medlemmene for kurs? Hvordan kan vi unngå å måtte avlyse?  Dato for møtet: torsdag 22. oktober kl 19, påmelding på mail innen mandag 19. oktober.

Eventuelt: 

Støtteordninger: Vi kan ikke søke om støtte uten at det søkes om midler til konkrete ting. Vi ønsker å anskaffe tidtakingsutstyr, og kommer til å søke om støtte til dette når anledningen byr seg.

Neste styremøte

I etterkant av medlemsmøtet, 29. oktober kl. 20 på Teams

Styremøte 7

Dato: 18.08.20, hos Bjarne
Tilstede: Kristian, Bjarne, Mari, Miriam, Ariana, Tormod og Marianne

Sak 1 (21). Villingurstevnet:

*Vi må registrer alle som kommer innom, også publikum, slik at vi kan drive smittesporing om nødvendig. Når folk registrer seg, får de et armbånd, 20,- På den måten kan vi klare å holde kontroll på at alle er registrerte.

*Alle må holde 1 meter avstand.

*Sportsutvalget sponser med 10.000,- til å dekke dommerutgifter.

*Elisabeth Saga og Nils Ole ønsker ikke skrivere. Vi hører med de andre dommerne om det er greit for dem å ikke ha skrivere med tanke på smittevern.

*Dommere: Veronika Våland, Bjarne Fossan, Iren Haugan, Lise Høyvik, Nils Ole Gilde, Elisabeth Saga.

*Overnatting: Nils Ole, Elisabeth og Rune overnatter hos Bjarne.

*Mari tar kontakt med Perly om mat til dommerne i pausen

*Premier: Birthe og Mari. Mari sjekker om det er mulig å få tak i medaljer i stedet for pokaler.

*Miriam legger ut lenker til overnatting

*Miriam legger ut at vi trenger folk til ulike oppgaver: Renhold, innpisker, stallvakt, innsjekk, registrering av publikum, musikk. Gis beskjed til Mari eller Ariana.

Sak 2 (22). Grilling i Dalen på kvelden:

* værforbehold

*påmelding på stevneplassen til den som registrer i innsjekken/smittevern (inngang)

*meny: Pølser og hamburger, brus

*Gratis for ungrytter/barn/junior. 100,- for voksne

*Ariana og Tormod har ansvaret for grillingen. Miriam tar påmeldingen.

Sak 3 (23). Ingeborgkurs:

Ingeborg har påmelding og fakturering selv. Villingur publiserer på sine sider. Dalen og klubbhuset står til disposisjon.

Eventuelt:

-Vi har ikke anledning til å bruke instruktører fra utlandet akkurat nå, men holder kontakten med Iben og Hegberg.

-Forslag fra Tormod: Kan Ungdomsgruppen fb-gruppen åpnes for alle, også ikke-medlemmer? På den måten kan vi nå ut til flere ryttere, knytte kontakt mellom ungdommene i ulike staller, og kanskje klare å rekruttere flere medlemmer på sikt. Dersom det blir arrangert noe som koster penger, kan ikke-medlemmer få tilbud om å bli med mot at de betaler selv. Styret er enige om at dette er et godt forslag.

Styremøte 6

Dato: 23.07.20
Tilstede: Olav, Kristian, Bjarne, Mari, Birthe, Ariana og Miriam

Sak 1 (19). Villingurstevnet
5-6 september
Avklart med Fossanmoen.
Ca 30 bokser til disposisjon.
Ariana snakker med Torstein om en bekreftelse på antall samt at boksene blir lagt ut i nettbutikken deres.
Fossanmoen tar 250,- per natt for oppstalling.

Dommere: Mari hører med dommere, prøver å ha det i boks i løpet av helgen.Premier: Mari og Birthe sjekker.

Pris: 1000,- for påmelding og valgfri antall disipliner.

Bane/anlegg: Olav og Kristian ordner. Olav avtaler med Torstein i forhold til brakker/dommerboder o.l.

Hovedansvar for dugnad: Mari, hun legger ut innlegg om dugnad i facebook gruppen til styret.

Skrivere:
Innpisker:
Vaskekomitee:
Stallhjelp:

Sosialt med ungdomsgruppen samme helg? Lederne har frie tøyler.

Rytterfest: Pga Covid-19 har vi en åpen grillfest ute med værforbehold. Påmelding på plassen.
Mulig grilling i dalen.

Stevneleder: Mari
Back up: Miriam

Maks antall 70 deltagere.

Sak 2 (20). Terminliste
Ariana og Tormod finner dato for felles ridetur.
De har også andre ungdomsgruppe arrangementer på gang.

Christina kurs:
Mari har fått noen datoer, mer info kommer snart!
Hun ønsker å kjøre doble kurs.

Iben har kontaktet Mari, spørsmål om å ta opp igjen kurs.
Forbehold om pris. Mari sjekker opp i dette.

Vi ønsker å fortsette med Ingeborg kurs.

Clinic med Jonas Elvebakk.
Ettermiddag på Orre. Mat og drikke etter clinic.
Therese etterspør pris/dato.

Nytt styremøte 18 august. Kl. 19!

Styremøte 5

Dato: 26.05.20, hos Bjarne
Tilstede: Olav (via Teams), Kristian, Bjarne, Mari, Ariana, Tormod, Birthe (via Teams) og Marianne

Sak 1 (14). Kurs:
Ingeborg 30.-31. mai på Sviland. Christina Lund 11.-14. juni: Christina bor hos Bjarne. Det er satt av 250,- til innkjøp av lunsj til Christina. Mari er i kontakt med Christina om 3 helger til høsten. Villingurmedlemmene vil bli prioriterte til disse kursene, men vi åpner for andre dersom det er ledige plasser. Dersom noen som ikke er medlem i NIHF ønsker å bli med, må de betale på Vipps på forskudd mot et gebyr på 50,-

Sak 2 (15). Stevnetrening:
Iren har kommet med forslag stevnetrening og grilling i dalen. Vi sjekker om det er lov å arrangere trening og grilling søndag 7. juni. Iren stiller som instruktør.

Sak 3 (16). Kvalifiseringsstevne 20. juni:
Dalen. Dommere: Garry, Torstein og Bjarne/Iren dømmer fra kl. 1400
Sekretariat: Marianne

Sak 3 (17). NM i Gædinga?
Det er litt for vanskelig å arrangere et NM slik situasjonen med Covid-19 er nå. Styret er enige om at vi heller arrangerer et nasjonalt sport stevne, et Villingurstevne, i slutten av august/begynnelsen av september. Det er enklere i forhold til en del krav som stilles til et NM. Ariane spør Fossanmoen.

Sak 4 (18). Dugnad 6. juni:
Male ferdig dugnadsbodene, klippe. Miriam legger ut sak om dette på hjemmesiden/fb.

Eventuelt:

· Ungdomsgruppen arrangerer ridetur fra Oaland mandag 1. juni.

· Fotokonkurransen: 1.plass: Viktoria og Stigur. Delt 2.plass: Maria og Miriam.

· Villingur har mottatt loddbok fra NIHF. Miriam legger ut en sak om dette.

· Kjøkken: Olav legger ut kjøkkenet vi fikk fra skolen for salg på Finn.no.

· Olav/Kristian kjøper en sprøyte til 1.000,- for å holde nede ugress i dalen.

· Bjarne har en sprøyte klubben kan låne.

· Faxi arrangerer Syd-Vesten 18.-20. september.

Styremøte 4.

Dato: 23.04.20 på Teams
Tilstede: Olav, Kristian, Bjarne, Mari, Ariana, Tormod, Birthe og Marianne

Sak 1 (10). Synfaring i Dalen:
Olav Matre, Rune fra Sandkompaniet, Steinar Håland fra kommunen og hun som skal overta saken etter Steinar, var på befaring i forbindelse med reguleringsplanen for området. De så på muligheter for å utvide banen o.l. Sandkompaniet kan prioritere å ta ut sandhaugen på andre siden av bekken slik at vi får større bane. Kommunen var positive til dette. I mai/juni er det et firma som skal sjekke blomster, bier og gamle mosesorter før sandkompaniet får gjøre noe med reguleringsplanen. Vi får tidligst vite noe mer i september/oktober. Olav skal gi tilbakemelding på om at vi ønsker hele bekken i rør, ikke bare deler slik som planen til Sandkompaniet var. Vi skal ellers ikke gjøre noe mer inntil videre.

Sak 2 (11). Orientering fra digitalt årsmøte i NIHF:
Torsdag 16 april: Teams. Mari, Birthe og Marianne deltok. Møtet varte i ca 1,5 timer. Det vil bli et ekstraordinært årsmøte og et utvidet lokallagsmøte til høsten.

Sak 3 (12). NM gædingakeppni.
Per i dag er det ikke mulig å gjennomføre. Restriksjonene gjelder i første omgang til 15.juni. NIHF er positive til vårt forslag om å utsette i stedet for å avlyse. Vi holder i første omgang av helgen som var tenkt til Nordisk (månedsskifte juli-august). Mari har kontaktet reisebyrå: Det ser ut til at vi kun mister 1.500,- av de 25.000,- vi har betalt for billetter til dommere. Olav har avbestilt teltstallene. Mari venter på svar fra NIHF om lov til å bruke staller vi har tilgjengelige på Forsand. Siden det ikke er Nordisk-år blir kravene til dommere endret. Det gjør at vi kan begrense utgiftene noe. Olav ringer til kommunen for å endre dato på søknad om støtte. Bjarne har avbestilt Lysefjordsenteret (rytterfest). Mari venter med å kontakte dommere til etter 15. juni.

Sak 3 (13). Aktiviteten i klubben:
Hvis vi ønsker at klubben skal ha inntekt i denne perioden, må vi selge dopapir. Prisen på dette er nå blitt noe høyere enn sist vi sjekket. Vi avventer dette.

Bjarne foreslår drive-in kvalifiseringsstevne. Dersom dommerne gjør det på dugnad, kan dette gi et fint pluss i kassen. Bjarne skaffer dommere. Det vil ikke være kiosksalg. Vi jobber videre med detaljene når dato og dommere er på plass.

Styremøte 3.

Dato: 02.04.20 på Teams
Tilstede: Olav, Kristian, Bjarne, Mari, Miriam, Ariana, Birthe og Marianne

Sak 1 (8). Korona-status:

Trening med instruktør: Det har kommet en del ulike signaler fra ulike hold angående å åpne for organisert trening med instruktør for mindre grupper. Vi avventer med å åpne for dette til tidligst etter påske.

NM: Det er ikke mulig på det nåværende tidspunkt å vite om det blir NM eller ikke. Alt annet enn sponsormidler må jobbes med som om det blir NM. Mari tar kontakt med Even etter påske, og vi regner med å få mer svar etter årsmøtet 16. april.

Støtte til NM: Birthe har sendt inn to søknader til Gavefondet i Sandnes Sparebank. Vi søker støtte til å arrangere NM fordi det er vanskelig å få sponsorer i disse dager. Det er søkt om 183.000,- Vi har også tapte inntekter fordi vi har måtte avlyse alle andre stevner denne våren.

Hva kan vi gjøre av aktiviteter nå i disse dager? Dopapirsalg? Mari har begynt på den saken, og skal følge den opp for å se om vi kan gjøre noe med dette nå.

«Corona-cup»/ «corona-games»: Mari kontakter Gladur og hører om våre medlemmer kan få delta på deres arrangement.

Fotokonkurranse? Tema: Påsketølt e.l. Bilde må være tatt etter at konkurranse blir utlyst. Premie: Gavekort på 500,- Birthe sjekker med Tonje om hun vil sponse med noe i tillegg.

Kan vi oppfordre folk til å dele noe fra hverdag med hest må i disse koronatider på nettet?

Digitalt årsmøte i NIHF: Torsdag 16 april: Teams. Mari gir beskjed til NIHF om hvem fra Villingur som ønsker tilgang til møtet. Miriam finner ut hvor mange stemmeberettiget Villingur har.

Miriam sender ut papirer som hører til årsmøtet på mail til alle medlemmene, og orientere om at innspill må sendes på mail til Villingur sin e-post innen 14. april.

Sak 2 (9). Økonomi:
Birthe orienterte. Hun jobber med å få inn utestående penger. Akkurat nå står alt på stedet hvil. Vi må være obs på kronekursen og andre utgifter når det blir mulighet for å invitere utenlandske instruktører igjen.

Når kursaktiviteten tar seg opp igjen, blir påmelding med god informasjon lagt ut på sporti. Dersom kurset ikke er fullt innen en bestemt dato, blir kurset kansellert. Vi vet ikke på det nåværende tidspunkt om det vil komme instruktører fra utlandet før til høsten.

For å begrense kostnadene hos TF Regnskap, vil ikke bilag nødvendigvis bli bokført hver måned, men etter behov. Vi kan likevel hente opp regnskapet for å se på det når vi ønsker. Det er kurs vi taper penger på, så det er her vi må ha størst fokus i forhold til inntekter og utgifter.

Eventuelt: Olav: Skal vi investere i kamera til å ha på banen, som følger bevegelsene på banen? Styret, med kassereren i spissen, ønsker å sette dette på vent. Kan eventuelt tas opp igjen etter hvert.

Styremøte 2.

Dato: 12.03.20 på Teams
Tilstede: Olav, Kristian, Bjarne, Mari, Miriam, Ariana, Birthe, Tormod og Marianne

Sak 1 (5). Terminliste
Vi avlyser alle arrangement til over påske. Mari kontakter Fossanmoen, Ingeborg og Iben og informerer om at alt blir avlyst frem til over påske. Miriam legger ut informasjon på fb og hjemmesiden, i tillegg til å sende mail til kursdeltakere. Ny vurdering tas etter påske.

Sak 2 (6). NM i Gædingakeppni.
Mari og Olav har hatt møte med Fossanmoen. Vi må kjøpe og legge på grus og duk, samt fjerne dette etter stevnet, harve opp og så i på nytt. Olav er i gang med å innhente priser på dette. Alt praktisk er i orden med tanke på dommere, flybilletter og overnatting. Bjarne har vært i kontakt med Lysefjordsenteret angående rytterfest.

Sponsorinntekter: Det kan være vanskelig å få svar fra firma akkurat nå, og holder derfor en rolig profil på det nåværende tidspunkt.

Lavere priser for barn? Vi skulle gjerne hatt det, men kan ikke se at vi har økonomi til dette.

Oppstalling på NM er obligatorisk på plassen (pkt 8 i stevnehåndboka). Vi må se om pågangen er så stor at vi trenger at hester kan stå i andre staller på Forsand. Dette må vi i så fall søke NIHF om lov til. Vi har 93 bokser på Fossanmoen, 80 i teltstaller og resten inne i stallen. Disse må fylles opp først.

Tormod har snakket med Blomsterringen ang. sponsing med blomster. Det kom mest sannsynlig til å gå helt fint. Mille har snakket med Mester Grønn, som også var positiv.

Hoppeslott er bestilt.

Miriam tar kontakt med Strandbuen for å få litt oppmerksomhet rundt NM.

Skulle vi hatt en stevnefotograf? Miriam kontakter Anny om dette.

Even i NIHF spør leder for sport om å være med på premieutdelingen.

Sak 3 (7). Økonomi/ spørsmål fra kasserer

· Vi har fått dekket 50% av dokumenterte utgifter til strøm, kommunale avgifter mm fra Sandnes kommune: 10.824,-

· Søknaden om momskompensasjon ligger klar.

· Planlegging av kurs: Kursansvarlig må fylle inn inntekter og kostnader i Excel-skjema under Kurs 2020 på Dropbox for å vurdere pris/økonomien på kurset.

· Påmelding kurser: Birthe foreslår at vi gjør dette via Sporti. Felles lunsj: De som ønsker å være med, huker av for dette i påmeldingen på Sporti. De som ønsker å være med på felles lunsj men ikke ri, kan melde på via vipps. Styret er enige om å teste ut dette.

· Rutine for mailboks, hvem tar seg av hva? Forslag fra Birthe: Mailer som er blitt behandlet/svart på må flyttes over i riktige mapper slik at vi har kontroll på mailene, f.eks mailer om kurs flyttes over i kursmappen.

· Arkivering av «gamle mail» Mailboksen bør kun inneholde ubehandlete mailer. Birthe foreslår at mailer fra tidligere år lagres i arkiv. Kun helt nye, ubehandlete mailer skal ligge i innboksen. Vi tar en gjennomgang på dette på neste styremøte.

· Rutine for behandling av mail/ innmelding av info til Rogaland rytterkrets, NIFH, refusjoner og tilskuddsordninger. Birthe: Vi må ha klare regler for hvem som behandler hvilke mailer.

· Vise regnskapstall på styremøtene: Birthe viste oss på skjermen hvordan vi har full oversikt over alle deler av regnskapet i Duett.

· Birthe påser at alle instruktører og dommere gir nok informasjon til regnskapet.

· Olav: Dersom noen legger ut for ting, må det i tillegg til kvitteringer fylles ut et skjema som ligger i dropbox for å få utgiftene refundert.

Eventuelt:

Mari og en til fra styret reiser på årsmøtet. Hvem dette blir må vi ta opp igjen når vi vet hvilke dato det blir.

Miriam sender medlemslisten på Villingurmailen.

Vi forbereder oss til neste møte på å legge inn alle forventa utgifter til NM i et budsjett.

DJ til Rytterfesten: Miriam sjekker en bekjent, og Bjarne lufter det for Sølve

Styremøte 1.

Dato: 10.02.20
Sted: Hos Bjarne Tilstede: Olav, Kristian, Bjarne, Mari, Miriam, Ariana, Birthe, Marianne Forfall: Tormod

Sak 1 (1). Styreverv:
Mari – leder, Olav – nestleder, Marianne – sekretær, Miriam – webansvarlig og vipps. Mari og Miriam deler kursansvaret. Kristian – bane og anleggsansvarlig. Kasserer? Karoline følger opp inntil ny kasserer er på plass.

Sak 2(2). NM i Gædingakeppni.
Sandnes kommune er positive til å støtte NM økonomisk.

Miriam, Bjarne og Olav har ansvar for å sende søknad innen 16. februar. Olav oppretter en bruker.

Mari Soot Kristiansen er stevneleder.

Kick off 20.februar: Er det folk som kunne tenke seg å sitte i ulike ansvarsgrupper? Stall/bane/anlegg/lyd: Olav og Kristian. Sekretariat: Svenni, Marianne. Musikkansvarlig: Ariana. Premier: Birthe. Sponsorer: Bjarne. Rytterfest. Dommerforpleining inkl. kjøpe billetter. Innpiskere/skrivere.

Kaker/lapper til kick off: Therese, Bjarne, Marianne

Sak 3(3). Terminliste.
Datoer for stallbesøk: Stall Harang-Hagen: 23. februar? Fossanmoen 19. april. Stall Oaland – mai? Isihest? Medlemsmøte før årsmøtet: Mandag 16. mars kl 19.00 (Årsmøtet er 21.-22. mars).

Sak 4(4). Økonomi:
Etter hvert arrangement vil regnskapet for arrangementet bli gjennomgått på styremøte. Mari sjekker opp muligheten for å selge dopapir for å tjene penger til klubben. Premie til den som selger mest?

Eventuelt:

*Nettsiden: Miriam sjekker opp nettside via NIHF.

*Kjøpe office-pakke. Olav tar ansvar for dette.

*Personer som ikke er medlemmer i klubben men som ønsker å gå inn i styret påfølgende år, må gi beskjed til valgkomiteen i god tid før årsmøtet. Så må valgkomiteen søke idrettskretsen om dispensasjon.

(4) Idrettskretsen kan, når det foreligger særlige forhold, gi dispensasjon fra denne bestemmelsen. Det skal så langt det er mulig søkes om dispensasjon i forkant. Det kan bare gis dispensasjon for én valgperiode/oppnevnelse av gangen.