Styremøte 3
Styremøte 2
Styremøte 2
Dato: 3 mars 2025 kl.19.00
Sted: hos Brit Marit i Bergekleiva 1 på Forsand
Til stede: Brit Marit Fossan Knudsen, Miriam Fossan Knudsen, Eiven Undheim, Aurora Undheim, Malin H. Jårvik, Iren Haugan
Sak 1 (14): Årsmøte NIHF 29.mars 2025
Hvem skal reise – Aurora og Monika Undheim representere Villingur og får dekket reise og opphold. Iren og Tormod er der for Nihf
Frist forslag til saker er 1.mars 2025 til Camilla Onshuus sekretaer@nihf.no
Vi har sendt inn 2 saker angående å få møter på teams og at halvårsmøte kan rullere i landet. Gustur støtter forslaget vårt. Isafold og Faxi har ikke gitt noe svar. Sender inn før 1. mars.
Aurora og Monika reiser for Villingur. De fikser billetter. Det er ikke komt ut noe saksliste pr. dags dato.
Sak 2 (15): Strand BU – svar til de om hva årsmøte satte som vilkår.
Miriam har formidlet, men vi har ikke fått noen tilbakemelding på det. Kontrakt – pris 10-15000 kr og depositum på det samme beløpet. Dugnadsarbeid fra dem – hvilke oppgaver tenker de at de kan utføra for/ sammen med oss?
Strand BU skal ta dette opp på deres førstkommende styremøte.
Sak 3 (16): Ridekurs med Gulli
Status – Miriam – 8 påmeldte til 15-16 mars kurset.
Kjører kurs, mai kurs utgår pga avlsvisning hos Saga.
Sak 4 (17): Vintercup 3 og kvalifiseringsstevne i Dalen
Stevneinvitasjon – Miriam har laget forslag som vi forsøker å få ut fortest mulig. Iren og Idunn har sagt de kan dømme, men ønsker og så å ri sine disipliner.
Egenerklæring kan ikke være eldre enn 24 timer, dette blir levert inn på stevneplass. Dette er korrigert i invitasjonen. Miriam stiller som stevneleder.
Iren, Idunn og Torstein dømmer. Invitasjon blir sendt til sporti fortløpende.
Sak 5 (18): Oppgradering av veien ned til ridebanen
*Se tidligere referat*
Br. Espedal håpet oppstart i siste uke av februar og første i mars.
Informert Br. Espedal at vi skal ha kurs 15-16 mars. Forsinkelser grunnet arbeid i tunnelen.
Sak 6 (19): Klubbmesterskapet 26-27 april 2025
Invitasjon – ansvar for den- Dommere – Cecilie Klausen Kolnes er ok. Avventer
svar fra Veronica Våland – Stevneleder – sekretariat? Kioskansvarlig? Teknisk?
Innpisker?
Miriam lager invitasjon. Iren sjekker nye regler ang sko/barfot. Høre med Fossanmoen om overnatting. 600 for første hest, 400 for hest 2. 100 kr for barneridning. Barneridning, opp til 11år gratis med leier. Ansvarsområder: Brit Marit stevneleder, Malin og Miriam sekretariat, Eiven teknisk, Iren dommer.
Sak 7 (20): Salg av doruller/ tørkeruller
Hvordan skal vi organisere dette? Har sett litt på forskjellige nettsider om dette. Lurest for oss er å ta imot bestilling selv og kreve de eller be de vippse til Villingur eller oss selv og bestille for de vi har på vår egen liste felles. Då får vi inn pengen på forskudd og kan bestille og dele ut uten at vi må legge ut på forhånd.
Forslag: Hvert enkelt medlem tar inn betaling og bestilling for de som ønsker. Vippser så hele beløpet til Villingur, bestiller antall som er bestilt og betalt.
Sak 8 (21): Pinsestevnet 7-9 juni 2025
Villingur har fått ryddejobb? Og er Villingur interessert i ha underholdning?
Denne saken må vi bare ta opp på styremøte for å holde den varm slik at vi kan finne ut hvem som reiser og kan ta ansvar for oppgaven.
Iren skal opp, ønsker å få med seg flere.
Sak 9 (22): Barnearrangement
Skal vi prøva å få til ett nytt arrangement slik som det vi hadde i 2023?
Diskusjon?
Eventuelt søke om støtte via Folkepulsen 2025 frist 1.april 2025.
Får svar i mai på støtte på 8000,- Setter opp foreløpig dato for barnedag 01.06.
Sak 10 (23): Klubbens dekking av dommerutgifter/ reiseutgifter
Her må vi lage rutine oppsett til hvordan det skal brukes/ dekkes og hvor mye (km) og hvilke stevner som skal dekkes (vintercup). Hvor mye skal forventes at dommere dømmer på dugnad i forhold til hva klubben har dekket av utdanning og oppfølging. Krav til hvor lenge klubben kan kreve gratis dugnad.
Vi lager en oversiktlig avtale med dommere i klubben med retningslinjer som er gjeldene for alle dommere.
Sak 11 (24): Reguleringsplan/kommunedelplan strukturer i Sandnes 2027-2042
Sendt fra Sandnes kommune. Har vi noe vi vil gi innspill til dette i forhold til høring av planprogram?
Brit Marit orienterte om to planer, reguleringsplan for utviding av Fossanmoen. Har gitt innspill til det som gjaldt innlemming av passbanen vår til turvei.
Den andre er planoppstart og planprogram kommunedelplan for blågrønne strukturer i Sandnes kommune.
Sak 12 (25) Dugnad på ridebanen i dalen
Her må ta et tak nå når det våres. Fikse på tau rundt banen og ute kve. Evt burde vi kanskje fått sprøyta noe. En vask av gulv inne og toalettene. Mulig sjekke om septikk er full. Klippe greiner.
Prøve mer jevnlig dugnad, første dugnad satt opp 22.03 vårrengjøring.
Eventuelt
-Skal vi prøva oss på Krabbedans igjen for å få inn noen penger i klubben? Diskusjon
Trur denne saken må stå over til neste år siden Vamp skal være på Uburen 3/8 og vi er litt sent ute i forhold til å få tak på gruppe til å spille. Bestilling av telt, bord og vakter er og ei greie.
Venter til neste år med krabbedans, starter opp planlegging mot høsten.
-Rytterkretstinget –Hummeren Hotell i Tananger 18/3 kl 19.00. Frist for saker 4/3 og fullmaktinnsending 14/3. Noen som vil gå? Foreløpig ikke
Innkalling til årsmøte i Sandnes Idrettsråd 5/5 kl 20.00 på Quality Hotell Residence – 5 etasje – påmelding innen 28/4 kl 15.00 – frist saker 21/4 kl15.00. Foreløpig ikke
Temadag – 5/5 kl 18-19:30 med Mads Skauge – kjent Bodø/Glimt supporter og VA- debattant. Dette er før årsmøte i idrettsrådet. Noen som vil gå på disse to? Foreløpig ikke
HMS plan godkjent.
Beitefeit, nytt seminar 05.03 og 06.03. Legger ut hel terminliste på Facebook.
– Meistaradeild 2025 – skal vi gjøre mer med dette og få til felles visning?
– Eiven har sjekket høyttaleren, får ikke smell, sjekker en gang til før stevne.
– Fått inn ønske om Randi Holaker som instruktør. Sjekke pris.
– Få på plass litt flere turer, både sosialt og lavterskel.
Styremøte 1
Sted: hos Brit Marit i Bergekleiva 1
Dato: 4 februar 2025 kl.19.00
Til stede: Brit Marit Fossan Knudsen, Iren Haugan, Eiven Undheim, Aurora Undheim, Miriam Fossan Knudsen, Malin Horvei Jårvik
Sak 1. (1): Konstituering av nytt styre
Leder: Brit Marit Fossan Knudsen
Nestleder: Iren Haugan
Kasserer, Eiven Undheim
Sekreter: Malin Horvei Jårvik
Styremedlem: Miriam Fossan Knudsen
Ungdomsrep: Aurora Undheim
Sak 2. (2): Strand BU – svar til de om hva årsmøte satte som vilkår.
Kontrakt – pris 10-15000 kr og depositum på det samme beløpet.
Dugnadsarbeid fra dem – hvilke oppgaver tenker de at de kan utføra for/ sammen med oss?
Miriam informerer Strand BU hva årsmøte satte som krav. Brit Marit lager en kontrakt hvis det fremdeles er aktuelt.
Sak 3. (4) : Ridekurs med Gulli
Status – Miriam
9,5 påmeldt. En time på søndag ledig. Kurs for mars er sendt til sporti
Kurs i Mai utgår mest sannsynlig, på grunn av avlsvisning hos Saga. Kommer tilbake med mer info.
Sak 4. (4) : Vintercup 2
Status- Idunn / Iren?
Dommere er Bjarne og Idunn. Speaker er Amanda. Start kl 13.00.
Innpisker? Sekretariat? Stevneleder?
Kiosksalg: Skal vi ha en mini kiosk på tribunen – i såfall hvem tar det ansvaret?
Rigging av utstyr?
Fossanmoen lager til bane, ønsker at speaker og lydansvarlig er til stede på lørdag. Eiven stiller fra styret i Villingur. Dommere, speaker, kioskansvarlig og sekretariat er under kontroll. Iren Haugan stiller som stevneleder. Ferjen er informert at vi skal ha stevne og at det vi komme flere hestetransporter denne dagen. Ridebanen på Fossanmoen blir delt opp, og brukt til parkering og oppvarming av hester.
Sak 5. (5): Årmøte NIHF 29.mars 2025
Hvem skal reise?
Frist forslag til saker er 1.mars 2025 til Camilla Onshuus sekretaer@nihf.no
Har vi saker som skal sendes inn?
Iren reiser i regi NIHF. Det er ikke bestemt hvem som reiser i regi Villingur. I forkant av årsmøte i NIHF skal det avholdes et medlemsmøte for mulighet for å sende inn saker til. Medlemsmøte blir satt til onsdag 19.02 kl 19:00.
Sak 6. (6): Passhelga 15-16 mars på Biri – opplæring av tidtakningssystemet til NiHF.
NiHF «krever» at to stk skal på kurs. Me har satt opp 1 person som kan reise i forhold til budsjettet vedtatt på årsmøte 2024. Hvem er den som skal reise?
Dette foregår parallelt mens det er passkurs (fullt 10 stk allerede) og dommerseminar på Biri.
Skrinlegges inntil videre.
Sak 7. (7) : Oppgradering av veien ned til ridebanen
Årsmøte vedtok 35 000 kr. til å vedlikeholde anlegget der det meste vil gå til å utbedre veien. Villingur har fått et prisforslag fra to aktører der årsmøte la føring for at vi skulle
gå for det billigste tilbudet fra Br. Espedal.
Brit Marit har sjekket litt med Kjell Inge Bjørheim (tidligere leder i Forsand Elverk) om dybde på ledninger. Han mente de lå på 50 cm kanskje 60 cm dybde. Han sa, og vi måtte ha påvisning fra Lyse. Regner med at Br. Espedal er innforstått med at det må være med. Vi må ha en diskusjon på tilbudet og hvem som skal ha ansvar for denne saken?
Brit Marit hører med Br. Espedal fortløpende.
Sak 8. (8): Klubbmesterskapet 26-27 april 2025
Dommere? hvem spør vi? Invitasjon – ansvar for den? Det er vel de to tingene vi må få tatt ganske fort til det stevnet.
Her må vi se på muligheten for å eventuelt flytte KM. Krasjer med Faxi stevnet helgen etter. Sjekker muligheten for å få tak i 2 dommere til avsatt helg i første omgang. Kommer så tilbake til dette på et senere tidspunkt. Økonomisk, bør vi se på mulighet for sponsing?
Sak 9. (9): Vintercup 3
Dommere? Invitasjon? Speaker? Innpisker? Stevneleder? Sekretariat?
Dette blir et vanlig kvalifiseringsstevne med klassene T1, T2, V1, F1 og fritidsklassene T8 og V5. Avsatt dag er søndag 06.04. Stevnet blir avholdt på vårt anlegg i dalen. Har lokale dommere for å begrense utgiftene. Det blir også premiering av sammenlagtvinner i vintercupen 2025.
Sak 10. (10): Salg av doruller/ tørkeruller
Hvordan skal vi organisere dette? Sende ut epost til medlemmer og spør hvor mange de kan tenkes seg å selge/kjøpe? Synes ikke det er så lurt at klubben skal ta og kjøpe inn lager. Tenker det er bedre at vi tar imot bestilling fra de som kan tenke seg å gjøre en jobb med dette. Har fått tilbakemelding på at dette dopapiret ikke er egnet for utedo/muldo da det ikke går i oppløysing.
Vett ikke om det går an å gjøre slik de gjør med kakene ved klassetur der med vippser når vi får de. Men bestiller etter antall de har fått bestilling på. Da er det binding på bestilling fra hver enkelt kunde på forhånd. Det kan jo sjekkes opp i den muligheten.
Brit Marit og Miriam sjekker opp og sender ut
Sak 11. (11): Bruk og kjøp av Microsoft Office pakke/ Idrettens Office pakke
Tilgang til teams/ Word/Excel og OneDrive. Dette er gjennom Klubbadmin og er en standard pakke for hele styret. Pris 2500 kr pr. år som klubben betaler. Dropbox er gammelt og utdatert.
Koster noen kroner igjennom NIF men vi trenger kanskje ikke bruke penger på andre hjelpemidler innen data? Det vil i alle fall gjøre styrearbeidet for klubben mange
ganger enklere og oversiktlig for de som kommer etter oss og skal finne igjen ting og tang
Styre har vedtatt at Eiven bestiller dette og får dette gjort gjennom Microsoft.
Sak 12. (12): Pinsestevnet 7-9 juni 2025
Villingur har fått ryddejobb? Og er Villingur interessert i ha underholdning?
I så fall hvem skal ha den oppgaven og ansvaret for den? Vett vi i det heile tatt hvem som skal reisa i år ennå?
Avventer dette punktet, litt tidlig med tanke på hvor mange og hvem som kommer.
Eventuelt
–Skal vi prøva oss på Krabbedans igjen for å få inn noen penger i klubben? Diskusjon
Styret er positiv, må få på plass litt detaljer.
– informasjon fra åpning av Frivillihetsentralen torsdag 6/2 klokken13.00, på kommunehuset Forsand. Frist for påmelding 3/2. Ordfører og kommunaldirektør kommer. Jeg melder meg på siden jeg her på huset. Er det andre som vill være med? Gi meg tilbakemelding så melder jeg på
* Iren blir med
Styret vedtar at Eiven går til innkjøp av ny mikrofon.