Referat fra styret 2023

15.11.2023
Sted: Hos Monika
Til stede: Tormod, Miriam, Malin, Monika, Maria, Ingeborg og Bjarne

Sak 1.  (57) Årsmøte 

Standar innkalling sendes på mail, frist for innkommende saker 2 uker, frist for utsending av papirer 1 uke. Styremøte uke 3, 16.01 kl 19:00 hos Bjarne for gjennomgang av innkommende saker. 

Påmelding middag, frist settes i god nok tid til at middag kan planlegges. Miriam sjekker om kommunestyresalen er ledig. 

Valgkomite er informert om dato.  

Sak 2.  (58) Instruktør vår 2024

Marthe Skjæveland er usikker til vår 2024. 

Diskuterer andre muligheter, men kommer frem til at vi legger instruktør til våren litt på is da det virker som de fleste kjører private kurs og vi sliter med å finne noen som er ettertraktet nok til at vi klarer å fylle kurs. Har avlyst litt for mye. Er Marthe ledig kjører vi Marthe vår 2024, Gulli er også en god kandidat til et enkeltkurs her og der. 

Forslag om dressurinstruktør, Maria hører med ei som hun kjenner. 

Ønske om å kjøre helger rettet mot barn og unge, sjekket mulighet for hvor vi kan ha dette. Tormod forespør Fossanmoen. 

Maria har blitt gammel nok til voksenhelg, Ingeborg sjekker kalender for dette. 

Sak 3. (59) Julegrøt  

Perly lager grøt. Gunnar har sagt ja til å være nisse. Monika fikser «godteposer»

Starter kl 17:00, nissen kommer 17:45, grøt kl 18:00 

Påmelding innen 26.11

Pris 50,- medlemmer, 100,- ikke medlemmer 

Husk hjelm for de som ønsker å ri (sykkelhjelm ok) Værforbehold på ridning. 

Sende ut info på mail, facebooksiden, instagram og nettsiden. 

Sak 4. (60) Den gule sparebanken, Sandnes sparebank 

Mulighet for å søke om penger til utdanning, opplæring, kompetanse, kultur, idrett, prosjekt/arrangement og bærekraft. Tormod sender søknad om hoppeslott til Villingurstevnet 2024 og Pics.io.  

Sak 5. (61) Lokallagsmøte 

Maria har fått invitasjon til middag, sjekker muligheter for å bli med på møte som en representant for Villingur. 

Sak 6. (62) Vintercup

Invitasjon bør ut snart. 

Dato: 01.11.2023
Sted: Teams
Tilstede: Tormod, Miriam, Malin, Monika, Maria

Sak 1.  (52) Barteritt

Monika lager lapskaus, Strandbuen er tipset, Rosa Sløyfe ritt i Stavanger klarte 8380kr innsamlede midler. Vi håper å slå den 

Sak 2.  (53) Vintercup

Uke 2 på Fossanmoen, søndag 14.01

Uke 7 på Tegle, søndag 18.02, verken Miriam eller Malin kan bli med å ta sportfengur den helgen. Malin har tilbudt seg å hjelpe på avstand ved behov. Må finne noen andre som kan.

Torstein Fossan og Iren Haugan har sagt ja til å dømme, begge ønsker å ri på siste kvalifiserende stevne. Tormod hører om andre dommere.

Miriam lager invitasjon

Sak 3. (54) Årsmøte 

Dato satt til fredag 26.01.2024. Mat fra kl 18:00 møtestart kl 19:00

Sak 4. (55) Instruktører 2024

Fortsette med Marthe Skjæveland, evt få inn flere instruktører for bredere valgmulighet for medlemmer. Tenker på hvem til neste styremøte.

Marthe kurs i november blir kjørt uansett, som en bonus for at det alltid går i pluss.

Sak 5. (56) Julegrøt

Søndag 03.12, klubbhuset. Forsøke å få nisse for barna. Tormod forespør noen som kan lage grøt.

Dato: 19.10.23
Sted: Teams og hos Tormod
Tilstede: Ingeborg, Miriam, Bjarne, Tormod, Maria og Monika

Sak 1 (50) Arrangement utover høsten/våren
Det er søkt om WR stevnet første helg i mai. altså uke 18. Det er også søkt om avlsvisning i forkant av Villingurstevnet.

Klubbmesterskap:
Ulike datoer for KM ble diskutert. Dato for klubbmesterskap i 2024 blir 6-7 april.
Ingeborg stiller som stevneleder på KM.

Tormod og Ingeborg fikser dommere
Monika fikser kiosk
Miriam (og Malin) fikser sekretariat

KLASSER
* Sportsklasse:
Junior (13-16 år): V1, T1, F1, T2, P2:
Ungrytter (16-21 år): V1, T1, F1, T2, P2
Senior (22+): V1, T1, F1, T2, P2
* Fritidsklasse
Barn u/plassering (6-11år): V5, T7
Barn m/plassering (11-12år): V5, T7
Junior (13-16 år): V5, T7
Ungrytter (16-21 år): V5, T7
Senior (22+): V5, T7

Villingurstevnet: Iren har sagt hun kan ordne dommere og fikse bosted til de. Dommere: trenger 3-4 feif dommere og 2 nasjonal.

Vintercup 2024
Cup 1 : uke 2-3 – Fossanmoen
Cup 2 : uke 6-7 – Tegle
Cup 3/kvallik : uke 10 – Dalen
Julegrøt 3.12 – Tormod forespør Jan, Marie og Iren om å lage grøt.


Sak 2 (51) Kurs
Det er vanskelig å gjennomføre Trine kurs p.d.d. Styret er enige om at økonomien går ikke opp med så lavt antall. Miriam snakker med Trine om videre kurs at vi sløyfer disse. Det blir for dyrt for medlemmer å delta når prisen blir så høy. Vi har fremdeles et etterslep på kurs da det ble kjørt kurs med 6 påmeldte. Forslag om å ha «Ryttermøte». Kalle inn alle som ønsker å ri for Trine. Andre alternativer? Hva bør vi gjøre? Får alle sine behov dekket?
Forslag:
Hvis 4-5 stk av de som ønsker å ri for Trine blir med. Kan Villingur stille med Pixio(?) og arrangere lørdags formiddag og felles lunsj. Hjemreise etterpå. Og samme på søndagen – da kan Trine være i DK men at hun får betalt for de timene hun «underviser» via nett.

9 påmeldte på Marthe kurs i oktober. Marthe kursene går veldig fint økonomisk.

Eventuelt
Uke 44: Styremøte og ryttermøte – teams.

Uke 46: Fysisk styremøte – planlegge årsmøte

Styremøte 10 

04.10.2023 

Sted: Hos Malin 

Til stede: Tormod, Miriam, Malin, Monika, Ingeborg 

Sak 1.  (40) Neste styremøte  

18.10 Hos Vikinghest. Tormod stiller med vafler   

Sak 2.  (41) Medlemsmøte 

Medlemsmøte blir skyvd frem til 11.10. Håper på at medlemmer kan stille selv om det er høstferie. Med tanke på WR stevne må vi ha møte før 15.10 da søknadsfrist går ut.  

Fysisk i dalen og teams kl 19:30. Miriam sender ut info 

Sak 3. (42) Lokallagsmøte   

18-19 november

Tormod reiser til Lokallagsmøte regi NIHf, stemmer på vegne av Villingur. Ingeborg kan reise hvis ingen andre kan. Forespør om medlemmer ønsker. Håper vi får saksliste før medlemsmøte. Påmeldingsfrist 01.11. 

Sak 4. (43) Tilbakemelding fra styre til sydvestkomite 

Kommunikasjon og informasjonsflyt må bli bedre. Starte tidligere med planlegging å få dugnad. Tar det med oss som en læring, flere som ikke har forsøkt seg før som fikk prøve hvordan det er å arrangere stevne. 

Sak 5. (44) Komite til WR neste år  

Egen komite eller styre som skal ta ansvar for WR stevne? Spør medlemmer hvem som ønsker å evt bli med i en komite. Forespør på medlemsmøte.  

Kommer inn forslag om å droppe WR og ha mer lavterskel stevne pga av økonomi og håp om mer aktivitet? Tas opp på medlemsmøte  

Avlsvisning? Sist vi snakket om dette kom pandemien – skal vi prøve igjen?

Sak 6. (45) Trine kurs 

Pr nå 7 stk som har meldt interesse. Ikke nok til å forsvare å kjøre kurs. Forslag om clinic, styret er positive men usikre på om vi klarer å dekke 3 plasser (ca 2500,- pr) med clinic.  

Sak 7 (46) Nye «styremedlemmer»  

Vi i styret har drøftet om vi skal forsøke å ha trainies. Bjarne Fossan er klar. Vi skal tenke ut om det kan være andre til neste De har ikke stemmerett, men kan komme med gode ideer og innspill, og kanskje kjenne kallet om å bli med i styret.   

Sak 8 (47) Kommende arrangement.  

  1. Stevnesesong for 2024, Tormod hører med ledere i naboklubbene slik at minst mulig krasjer.  
  1. Dommerkurs Faxi, Snart åpner påmelding for alle. Vi håper noen fra Villingur ønsker å reise.  
  1. Pågansmot blir utsatt  
  1. Stallvandring desember. Monika spør Stall Oaland.  
  1. I januar starter vintercup. Første del blir på Tegle. Kommet tilbake med nærmere datoer. Storhaug måtte dessverre si nei pga av bygging rundt og mangel på parkeringsplass. Håper de er klar til vintercup 2025  

Monika foreslår movember ritt. Dato er satt til 05.11. Kiosk i dalen med kake og mat, påmeldingsavgift på tur, starte vipps, ri med blå klær. Alle inntekter går til kreftforeningen.  

Vi spør etter sponsorer til evt utloddning for de påmeldte. Kan du ikke ri, bli med til fots. Vurderer mulighet for at vi kan stille med hest til barn. Monika tar hovedansvar, resten av styret er med og hjelper.   

Sak 9 (48) Innkjøp av prosjektor 

Vi sjekket nå interessen og er heldige som får låne prosjektor av Monika og Eiven midlertidig. De blir ødelagt av å ikke bli brukt.  

Sak 10 (49) Banen  

Sauer ødelegger banen. Har allerede dratt opp en påle. Vi må få i orden porten og gjerde slik at de ikke kommer seg inn. Vi må også fikse veien slik at høst og vinterværet ikke ødelegger den helt. Dette må skje ASAP!  

Eventuelt  

Malin har hatt rydding. Donerer litt barnebøker til Villingur.  

Styremøte 9 

14.09.2023 

Sted: Teams 

Til stede: Tormod, Miriam, Malin 

Sak 1.  (36) Gjennomgang spørreskjema 

23 svar  

19 stk Ja til WR stevne 2024 

4 stk Nei til WR stevne 2024 

Tormod forespør Fossanmoen om helg i uke 22 og 23 til WR stevne.  

Sak 2.  (37) Medlemsmøte 

Ref spørreundersøkelse der flere medlemmer ønsker medlemsmøte, foreløpig dato 18.10  

Sak 3. (38) Temakveld  

Miriam har forespurt SN hesteutstyr. Ledig i oktober, men trenger en hel kveld om ønskelig en helg. En kveld med foredrag og en dag med utprøving av bitt.  

Tormod har pratet med foringsekspert, hun har hatt mye negative opplevelser med å ha temakvelder. Folk er generelt negative til tips om for, ønsker derfor ikke ha foredrag. Styret syntes dette er en trist utvikling.  

Malin foreslår at det er mulig med temakveld/workshop om samhold i klubb. Sjekker hvem som kan være aktuelle.  

Sak 4. (39) Neste styremøte 

Neste styremøte onsdag 04.10.2023, hos Malin 

Styremøte 8

Dato: 5.923 
Tilstede: Tormod, Monika, Malin og Miriam 
 
Sak 1 (29) Sydvesten 

Vi hadde en gjennomgang av sydvesten. Per nå 8 påmeldt. 
 
Monika trenger en avklaring angående dommerforpleining. Skal vi betale for mat eller skal Monika ordne? Hun sjekker med Kari.  

Tormod og Kari skal ha møte med Fossanmoen neste uke. 
 
For at stevnet skal gå i balanse har vi en grense på 40-45 deltakere.  

Miriam deler sydvesten på Facebook og Instagram. Dommere kan publiseres. Sende ut epost.  

Tormod ønsker å kjøre stevnet uansett antall.  

Tormod sjekker med Torstein om å flytte opp sekretariats brakka.  

Sak 2 (30) Pågangsmot 

22 oktober?
 
Miriam legger ut i terminlisten. 
 
Dommere: Bjarne, Gro Anita, Jofrid (?). 
 
Miriam og Tormod lager utkast til invitasjon. 

Sak 3 (31) Terminlista 
Temakveld om bitt og medlemsmøte samlet. Miriam sjekker med SN-Sal og hesteutstyr om hun har anledning å komme inn.  
 
Temakveld om foring av hest, Tormod sjekker med Jenny Gramnæs som har master innen foring.  

Vintercup: Tormod venter på svar fra Kristian Tjomsland.  

Sak 4 (32) Kurs 

Marthe kurs i august er nesten fullt, 9 stk påmeldt.  

Trine har kommet med forslag til 30 september og 1 oktober helgen som erstatning på 16-17 september kurset. Vi ser det er vanskelig å fylle opp da flere ikke er til stede under kurshelgene. Maria hører rundt om de ønsker kurs 30-1 okt. Neste kurs blir ikke før i november hvis ikke.  
 
Vi ser generelt at kurs i regi av Villingur er vanskelig å fylle opp, bør det oppfordres til at medlemmer selv arrangerer privat kurs, men at anlegget i dalen står fritt til å brukes? Vi i styret kan også være behjelpelige med å låse opp/sette på kaffe og lignende.  

Sak 5 (33) Økonomi 

Vi har mottatt LAM midler på 13101,-  

Egil søkte tilskudd til ridebanen hos Sandnes kommune. Vi har fått tildelt 36600,-  
 
Forslag fra Monika om å søke støtte hos Equinor til Rekruttering barnedag/kurs. Monika sender inn søknad på 10 000,- 
Equinor har også ordninger der en kan søke om støtte til 100 000,- Miriam og Monika sjekker hva som ligger til grunn på årets søknadsordning.  

Sak 6 (34) Ungdomsgruppa 

Maria, Idunn og Tormod snakker sammen om et arrangement der ungdommene kan rekruttere ungdommer til klubben.  

Bruke penger til «hesteleie».  

 
Sak 7 (35) Villingurstevnet 
Har fått spørsmål om vi skal ha WR stevne i 2024.  

 
Styret ønsker å høre med medlemmene hvilke tanker de har, vi sender ut et skjema som de kan svare på med følgende spørsmål:  

 
– Ønsker du at vi arrangerer Villingurstevnet? 
ja nei 
 
– Ønsker du å bidra? 
ja nei 

 
Det blir også medlemsmøte, men vi ønsker at flere skal svare på spørsmålene.  
 

Eventuelt 

Sekretariats brakka: Miriam og Monika vasker den ut.  

Dommerkurs: Faxi skal ha, Villingur foreslår at klubben dekker kurset og eksamen mot at vedkommende dømmer stevner for oss i 2 år. Deretter dekker vi oppdateringskurset mot gratis dømming. Dato 11-12 november. 
 
B-instruktørkurs: Tormod sjekker om det er mulig for b-instruktørkurs i nærheten eller om vi kan ha.  

Det er ønskelig med sakliste i forkant av styremøter. Tormod setter opp og sender ut i styrechatten i forkant.  
 

Vi ønsker å legge frem et tilbud til medlemmene om klubbklær. Vi tar dette opp igjen senere.  

VM jentene må få pengene sine utbetalt, trenger utbetalingsinformasjon.  

Vi må nok kjøpe inn flere stoppeklokker, må sjekke en gang til om det trengs eller ikke.  

Styremøte 7

Dato: 12.07.2023
Sted: Teams
Til stede: Tormod, Miriam, Monika, Maria, Malin

Sak 1. (27) Ny nestleder

Rolf har trukket seg fra sitt verv som nestleder. Tormod har vært i kontakt med rytterforbundet og hørt om regler. Siden Villingur ikke har noe i protokollen ang. dette så står styret fritt til hvordan vi ordner dette. 3 muligheter.

1. Styremedlem blir nestleder

2. Styret står uten nestleder

3. Ekstraordinært årsmøte for nytt valg av ny nestleder

Monika Undheim rykker opp fra vara til nestleder ut året. Styret støtter dette. Ellers er styret som før. Styret står nå uten vara medlem.

Sak 2. (28) Neste styremøte

Neste styremøte i uke 34. Ellers kommunikasjon på chat gruppe eller innkalling til møte på teams.

Eventuelt

Maria Gjellestad Bosvik, Idunn Marie Pedersen og Luisa Husby Sem er tatt ut til å representere Norge i VM 2023, vi gratulerer.

Oppfordrer til å søke sponsormidler fra Villingur. Refererer til årsmøte for 2022 ang retningslinjer.

Fant Villingurbanner, denne er utdatert. Vasket men ikke mulig å male om. Pris på ny 2x1m mellom 700,- til 1500,-. Vi venter med ny banner siden vi har 2 flagg.

Mistamot

Endre navn til pågangsmot eller nyttmot. Litt mer positiv vridning.

Bjarne og Jofrid har sagt ja til å dømme. Gro Anita må sjekke dato.

Fossanmoen har sagt ja til at vi kan holde stevnet der, men må dobbeltsjekke dato.

Respons på å stille med hest til barneridning i august er liten, selv med gratis stevne som gulrot. Monika, Miriam og Malin stiller med hest.

Styremøte 6

28.06.2023
Sted: Jåttå
Til stede: Tormod, Miriam, Monika, Rolf, Maria, Malin

Sak 1. Sydvesten

Dommere – Mari Soot

Stevneleder – Kari Egelandsdal

Sekretariat – Miriam og Marianne Bryn

Dommerforpleining – Monika

Invitasjon – Tormod, Kari, Miriam og Marianne

Premier kjøpt inn

Sak 2. Evaluering av barnedag

Fått mye skryt både fra deltagere og klubbmedlemmer

Vi sprer kunnskap om hest og forståelse av hvordan hesten er for de som kan møte dem langs trafikken, lager det tryggere både for ryttere og de som møter.

Positivt at det ikke bare var ridning.

Forbedringspotensial:

Klargjøring

Gruppeflyt

Hvis mulig flere hester

Hvis mulig flere på post om hestestell og teori

En «host» som tar imot de som kommer og er tilgjengelig for spørsmål

Har blitt forespurt oppfølging:

Forslag om rideturer i mindre grupper

Forslag for å få mer dugnad. Gratis stevne for de som har stilt med hest på alle barnearrangement. Villingurstevne.

Sak 3. Vintercup

Steder: Tegle, Storhaug og Forsand

Tegle er allerede forespurt og er positive

2 dommere (3 hvis mulig, dugnadsdommere)

Klasser: V5, T7, T6, F3 (forespør dommer om hvilken klasse som er anbefalt med pass i hall)

Nov, Jan og feb, ikke avsatt eksakt dato

Sak 4 Mistamot

Foreslått dato: 22.10.2023

Tormod forespør dommere om dato er ok

A-flokk, B-flokk, GDY, GDT, galopp løp, travløp, pass løp, øl løp

Andre aktiviteter for å ha det gøy

250,-

Premier: Vurdere alternative premier

Sak 5. Telt

Rolf sjekker Monter

Eventuelt

Registering i Flügger farge, medlemmer som handler her får prosent og klubben får inn en liten prosent av rabatten. Tormod fikser og info blir delt med medlemmer

Velkomstmail for nye medlemmer

Innhold: Velkommen, info om klubb, aktiviteter

VM, sjekke interesse for tur

Foreldremøte/infomøte hvis vi får nye medlemmer

Tipse tølt.no og strandbuen om barnedag

Ny barnedag i august. Monika sjekker om muligheten for mindre opplegg med 10 plasser. Leiing i skogen, evt andre ruter. Påmelding med en symbolsk sum for deltakere.

Faxi skal avholde dommerkurs, vi håper medlemmer fra Villingur ønsker å blir med på dette.

Vestlandsdans, sjekker mulighet for ny «krabbedans» som Villingur var med å arrangerte.

Styremøte 5 

Dato: 1.6.23 
Tilstede: Tormod, Monika, Malin og Miriam 
 
Sak 1. (18) Konstituering av styret 
Hanne Haugan har trukket seg fra sitt verv i styret. Malin tar over sekretær rollen. Ingeborg rykker opp til styremedlem (2 år), Monika blir 1. vara.  
 
Leder: Tormod Bryn 
Nestleder: Rolf Ness 
Styremedlemmer: Malin Horvei Jårvik (1 år), Miriam Fossan Knudsen (2 år), Ingeborg Steinnes Ivesdal (2 år).  
 
1 varamedlem: Monika Berg Undheim (1 år) 
 
Ungdomsrepresentant: Maria Gjellestad Bosvik (1 år) 
 
Sak 2. (19) Sydvesten 

Forslag om å flytte Sydvesten opp til Fossanmoen, de er positive til dette.  
Tormod tar kontakt med de andre lederne om å åpne opp stevnet slik Sørlandsmesterskapet.  
Tormod sjekker også med lederne hvilke tanker de har om 3 eller 5 dommere. 3 dommere er billigere, og vi kan ha en lavere pris som gjør det mer attraktivt.  
 
Lene Thorud har sagt nei, Hanne Bjørkøy har ikke svart – (Tormod purrer). Cecilie C. Kolnes svarer senere (Monika purrer) og Lise Høyvik svarer senere (Miriam purrer). Lillian Kvalen er spurt.  
 
Hilde Madland har sagt ja.  
 
Samme klasser som ellers.  

Spons: Bondekompaniet, Jæren gulrot, Agria – Miriam sjekker frist på Agria.  
 
 

Sak 3. (20) *Gøy med hest* 

Hester: Miriam (1), Monika (1), Malin (1 kosehest), Fossanmoen (1), Tormod (1), Brit Marit (1?), Therese (Monika sjekker).  

Enkel kiosk: 
Kake, pølse, litt sjokolade, brus, kaffe,  

Poster: 

Begynne med oppvisning – må ha speaker! 
 
1. Barneridning 
2. Hinderløype m/kjepphest (tid) 
3. Hesteskokasting 
4. «Møt hesten» 
5. Teori / quiz 

Invitasjon: 
 
Velkommen til «gøy med hest»! 
Villingur ønsker barn og voksne velkommen til en sosial dag i dalen. 
Her vil det bli barneridning og ulike poster som barna får bli med på. 
Det er åpen kiosk under hele arrangementet. 
 
Vi har satt tak på maks 35 og påmelding for ditt barn kan sendes til post@villingur.com.  

Sak 4. (21) Dugnad 
Vi møtes i dalen for en kaffedrøs og gressklipping, ta med klippeutstyr. 
7.6 fra 17.30. Pølser til grilling. Miriam/Monika fikser.  

Eventuelt 

  • Mistamot – uoffisielt gædinga stevne. «for de som har mistamotet». Galoppløp, passløp, unghestklasse. Forslag til å ha det 2 uker for Sydvesten.  
    Bjarne og Jofrid kan dømme. 
  • Innkjøp av klubbtelt, likt Faxi sitt – Tormod spør Faxi om hvor deres røde telt med logo er kjøpt.  
  • Innkjøp av ny Villingur banner som kan medbringes på stevner o.l.  
  • Sekretariats brakka må hentes opp fra Myra. Monika spør om Kristian kan ordne.  
  • Forslag om å ha en ansvarlig til åpning av klubbhus i diverse settinger som private kurs. Monika er ansvarlig og Miriam stedfortreder.  

Neste styremøte: uke 26 – onsdag er foreløpig dag 21.6.  

Styremøte 4 

Dato: 02.05.23 
Tilstede: Monika, Rolf, Miriam, Malin, Ingeborg og Hanne 
 
Sak 1. (14) Evaluering av stevnet 
Kommentarene er at det har vært et bra arrangement.  
Det burde være skilter som skilter til toalett, kiosk osv. Samt gjerne en kontaktperson som kan være ansvarlig for å informere eller ta imot folk og eventuelle spørsmål om arrangementet.  
Gjerne en person som har en gul vest som markeres.  
Kiosken har forhåpentligvis gått i pluss.  
Til neste gang trenger vi å kjøpe inn tørkepapir.  
Vi ser tilbake til antall påmeldte fra tidligere år.  
 
Sak 2. (14) Veien videre 
Rolf som har vært nestleder uttaler at det kan bli vanskelig å rykke opp til lederrollen. Han har ikke kunnskapen til å bære klubben videre som leder da han ikke har vært med på å drive en klubb før. Miriam sender ut en felles mail til medlemmene for info.  
Setter opp et ekstra ordinært årsmøte 30.05. kl 19.30. Rolf kontakter leder av valgkomiteen.  
 
Sak 3. (15) Sydvesten 
Dommere: Hanne forespør. Har sendt melding til Lise, Lene og Hanne. 
 
Miriam tar kontakt med ledergruppa i de andre klubbene for å få en felles konklusjon om å åpne sydvestmesterskapet  
 
Sak 4. (16) Barnearrangement 
 
Poster: Strigle, leie, klappe på hest, teori, quiz, tegning, ridning, hesteanatomi (basic), hesteskokasting, tømmekjøre hverandre, longering, gymkhana.  
Hester: Forespør Fossanmoen, Malin (1), Monika (1), Miriam (1), Iren? Hilde? 
 
18 juni. Setter tak på 40-45 deltakere.  
 
Sak 5. (17) Trinekurs 
Forespurt om 3 datoer før jul. Får ikke til å fylle opp maikurset. Miriam tar over kontakten med Trine selv. Legger inn krav om å booke flybilletter via klubben.  
Fordele kurs både på Forsand og Stall Vestbø.  

Styremøte 3

14.03.2023
Sted: Klubbhuset
Til stede: Egil, Rolf, Monica, Miriam, Malin og Hanne

Sak 1. (11) Klubbmesterskapet 2023

29-30 april.

Stevneleder: Egil Oaland

Dommere 3 stk. (mangler 1): Vanskelig å finne dommere. Mulig å hente inn fra Danmark. Hører med Janne og Helle. Iren forespør. Janne og Helle kommer. Overnatter hos Haugan, 1200 nok. Miriam bestiller biletter.

Skrivere – Monica er ansvarlig for å finne folk og sette opp tider.

Innsjekk – Fleksibilitet. Har en tid for innsjekk, men om noen er seine kan det sjekkest inn etterpå. – Monica er ansvarlig for det. Finner en til, både fredags ettermiddag og lørdag morgen.

Innpiskere – Egil forespør folk. Rolf er med.

Baneansvarlig- Egil Oaland og Kristian. Eiven kan bistå med lyden.

Startlister – Miriam F. Knudsen

Sekretariat – Miriam er sekretariatsleder: Malin, Miriam, Marianne?. Evt. Opplæring til Marie?

Speaker – Hanne, Jofrid, Amanda?, Amanda trenger tid til å forberede V5.

Kiosk – Marie/Hanne. 2 i kiosken i pausen. Monica kan bidra med salgsvarer. Jan lager pastasalat til lørdag

Oppstilling/utekve – 20 ledige utekve. Kun de på nedsiden ved oppvarmingsbanen er i bruk.

Dommerforpleining –

Premieutdeling – Egil spør Therese. Sløyfer er bestilt. Må bestille pokaler snarest mulig. Miriam bestiller 60 pokaler.

Forberede lading av nettbrett/walkier – Hanne

Gjerder utenfor banen –

Batterier til mikrofon.

Tidtakere til passen (3 stk) må sjekke stoppeklokke.

Dugnad: 25.04. fra 17.00.

Sak 2. (12) Terminliste

Barnas dag – Villingur sin rideknapp. Innen utgang av juni. Føre eget regnskap på det. Del 1 og del 2. Kommer tilbake til dato. Monica er med i planlegging.

Sydvesten 2023. 22-24. sept. Egil forespør de andre klubbene.

Sak 3. (13) Kurs

Trinekurs i januar gikk 170,- i minus.

Marthe og Gullikurs gikk 225

Trinekurs i mars gikk i minus på 6700.

Marthe kurset i april er fullbooket. Går mulig i pluss i 1200.

Forespørsel om å forhøre med Anne Stine Haugen for å holde kurs. Egil forespør.

Eventuelt:

Meningsmåling oppfordre medlemmer til å komme med forslag til slagord. Styret velger ut 3 forslag og avstemmer.

Egil har søkt om driftsmidler i Sandneskommune, invisteringsmidler på 50 000,- fra Sandnes kommune. Idrettsforbundets midler fra kommunen har blitt automatisert, og villingur får tilskudd ut fra medlemsmasse.

Voksenweekend utgår i mai.

Styremøte 2

14.03.2023
Sted: Klubbhuset
Til stede: Egil, Rolf, Monica, Miriam, Malin og Hanne

Starter styremøtet med gjennomgang av forrige referat.

Sak 1. (5) Behandle/ta stilling til årsmøtesakene i NIHF

1. Familiemedlemsskap skal avvikles – alle er hovedmedlem. Senior 950, ungdom 400,- :

«sekundærforslag om forslag 1 ikke går gjennom: kontingent økes til 960. familiemedlem økes til 200.» – Styret stiller seg positive til sekundærforslaget og tar det med videre til medlemsmøtet.

Sak 2. (6) Bestemme slagord for klubben

Blir tatt med til medlemsmøtet.

Sak 3. (7) Planlegge kommende stevner mars/april

Planlagte stevner for mars/april er vintercup 3, kvalifiseringsstevne og klubbmesterskapet.

Sak 4 (8) Terminliste videre utover året/plan for rekruttering

Planlagt voksenweekend i mai. Må komme tilbake til dette.

Ønske om å tilby barneridning, og det blir foreslått å arrangere barneklasse til vintercup 3. Det annonseres på facebook for å nå innbyggere i Forsand. Barneridningen foregår på lørdagen. Hanne legger ut et innlegg på «hva skjer i Forsand», og innhenter påmelding via chat. Svarfrist førstkommende onsdag.

Sak 5 (9) Rutiner for faste søknader om tilskudd/ Hva kan og bør vi søke om?

Samordna rapportering, driftstilskudd, spillemidler (frist i morgen) , Sparebankstiftelsen. Egil sjekker opp i hvilke tilskudd vi kan søke på.

Sak 6 (10) Status vedr oppgradering av bane/anlegg i Dalen.

Det har vært en storslått dugnad i dalen hvor mye har blitt gjort. Det er kommet nytt gjerde, skrapet sanden ute på dressurbanen, lagt ned rør i bakken, påfyll av sand i veibane og satt opp stolper. Det er utlagt strøm, og skal legges ut strømkabel. Det avventes med lyskastere da det er viktig å få ut lyden.

Eventuelt:

Fordeling av ansvarsområder i styret:

Bane og anleggsansvarlig – Egil har ansvaret.

Kursansvarlig – Miriam har administrativt ansvar og Egil hjelper med dialoger.

Turansvarlig – avventer

Rekruttering – Hanne og Maria

Styremøte 1

09.02.2023 
Sted: Hos Egil Oaland
Til stede: Egil, Ingeborg, Monica, Miriam, Malin, Rolf og Hanne  

Sak 1. (1) Konstituering av styret 

Leder: Egil Oaland 

Nestleder: Rolf Ness 

Kasserer: Miriam Fossan Knudsen 

Sekretær: Hanne Haugan 

Ungdomsrepresentant: Maria G. Bosvik 

Ansvarsområder deles ut på senere tidspunkt.  

Sak 2. (2) Slagord/ Visjon  

Egil foreslår at klubben skal ha et slagord.  

Forslag 1: Villingur, klubben for alle. 

Forslag 2: Villingur, sammen er vi god.  

Styret ønsker mer tenketid. Tar det opp på et senere tidspunkt.  

Sak 3. (3) Terminliste 

Hanne gjennomgår oppsatt terminliste fra forrige styre.  

Diskusjon på kursfronten. I dag er det satt opp kurs en gang i måneden. Noen skulle ønske det var ukentlig kurs. Det finnes muligheter for digital undervisning, som også skjer på privat initiativ, som fungerer ganske greit. Det er en problematikk i å få nok påmeldte til kurs i dag, og det er flere behov som må dekkes. Det stilles spørsmål om Villingur burde arrangere færre kurs for å gjøre det mer attraktivt. Vi har pr. i dag arrangerte kurs med Trine Risvang og Marthe Skjæveland, som arrangeres på Forsand og på by-siden som fungerer flott. Instruktørene er også villige til å forflytte seg i løpet av kurs-helgen. Vi ønsker at kurs skal være et samlingspunkt for flere og det er ønsket at mikrofon + høyttaler benyttes slik at tribunen kan høre instruksjonen. Villingur har et opplegg for dette, men det mangler en ledning. Vi går til innkjøp for det som trengs slik at dette kan benyttes.  

Nye datoer til terminlisten:  

24-26. februar – Dugnad i dalen  

25-26. mars – Kvalifiseringsstevne – Egil finner dommere.  

14. mars- Medlemsmøte i forkant av årsmøtet i NIHF.  

15-16. april – Trine Risvang kurs  

29-30. april – Klubbmesterskap – Egil skaffer dommere 

Forslag til ytterligere datoer som skal diskuteres mer:  

6-7. mai – Sosial happening 

7. mai – Barnas dag  

Sak 4 (4) Bane og anlegg i dalen  

Det er stort behov for oppfriskning av baneanlegget til klubben. Dette bør bli gjort før stevnesesongen starter. Dugnaden må være organisert. Egil organiserer arbeidet og fordeler ansvarsområder.  

Dugnaden vil komme opp i samme helg som Marthe og Gulli kurset. Vi finner ny løsning for hvor kurset arrangeres.  

Planlagt arbeid:  

Nytt gjerde 

Rense uteområdet og innsiden av klubbhuset.  

Gjøre klar det gamle sekretariatet brukbart igjen. (ikke behov for å sitte i brakka nå som alt er digitalt).  

Det trengs en gravemaskin for arbeidet. Miriam sjekker tilgjengelighet og kost på dette fra TS. 

Eventuelt.   

Ønsket at klubbene i nærområdet holder kontakt for å samkjøre terminlister og unngå å arrangere arrangement i samme helger. Egil ordner dette.  

Nøkler til klubbhuset: Hanne, Malin, Miriam og Egil har hver sin nøkkel til klubbhuset. Kode på nøkkel-boks skal endres i år. Egil ordner dette.  

Årsmøte i NIHF –  Egil reiser.  

Pinsestevnet 2023 – Villingur har fått utdelt oppgavene rundt flaggritt. Pinsestevnet er en topp samlingsarena, og vi ønsker at flere reiser sammen opp.  

Hjemmesiden må oppdateres – Miriam rydder opp på hjemmesiden til Villingur 

Kommunikasjon utad – Vi beholder den facebook-gruppen som man må be om medlemskap. Gruppen er åpen for alle og alle har mulighet til å skrive innlegg. Det er også mulig å gjøre flere innstillinger på en slik gruppe enn en åpen liker-side.  

Kommunikasjon innad i styret – Messenger gruppe. Alle sjekker innom hver dag for å se om det er nye meldinger.  

Fjordafolkets dag – Villingur takker nei.  

Klubbklær – ta med forslag til medlemsmøtet.