Styremøte 14
16.01.2024
Sted: Hos Bjarne
Til stede: Tormod, Miriam, Malin, Monika, Ingeborg og Bjarne
Sak 1. (63) Varmepumpe
Egil har skaffet midler til varmepumpe i klubbhuset i dalen. Vi i styret er enige om plassering av varmepumpe så sant montør fra Power mener det samme. Kommer montør 17.01 for installasjon. Egil møter men vi må klargjøre og rydde plass. Tormod reiser ned.
Sak 2. (64) Årsmøte
Gjennomgang av årsmøte, Miriam klargjør papirer.
Sak 3. (65) Gjør klar til nytt styre
Monika foreslår at leder for 2023 er med på første møte til styret for 2024 for en oppdatering og rask gjennomgang. Overlevering av nøkler og passord. Styret støtter dette.
Sak 4. (66) Klubbmesterskap
Ingeborg har forespurt dommere. Cecilie Kolnes har sagt ja, venter på svar fra to stk.
Sak 5. (67) Vintercup
Vintercup 2: Torstein og Iren dømmer
Vintercup 3: Anja og Bjarne dømmer, forespør om vi får minst en dommer til.
Eventuelt
Miriam og Monika har en rask gjennomgang hvor langt planleggingen er kommet. Dommere er på plass og de har startet å delegere ut ansvarsområder.
Styremøte 13
15.11.2023
Sted: Hos Monika
Til stede: Tormod, Miriam, Malin, Monika, Maria, Ingeborg og Bjarne
Sak 1. (57) Årsmøte
Standar innkalling sendes på mail, frist for innkommende saker 2 uker, frist for utsending av papirer 1 uke. Styremøte uke 3, 16.01 kl 19:00 hos Bjarne for gjennomgang av innkommende saker.
Påmelding middag, frist settes i god nok tid til at middag kan planlegges. Miriam sjekker om kommunestyresalen er ledig.
Valgkomite er informert om dato.
Sak 2. (58) Instruktør vår 2024
Marthe Skjæveland er usikker til vår 2024.
Diskuterer andre muligheter, men kommer frem til at vi legger instruktør til våren litt på is da det virker som de fleste kjører private kurs og vi sliter med å finne noen som er ettertraktet nok til at vi klarer å fylle kurs. Har avlyst litt for mye. Er Marthe ledig kjører vi Marthe vår 2024, Gulli er også en god kandidat til et enkeltkurs her og der.
Forslag om dressurinstruktør, Maria hører med ei som hun kjenner.
Ønske om å kjøre helger rettet mot barn og unge, sjekket mulighet for hvor vi kan ha dette. Tormod forespør Fossanmoen.
Maria har blitt gammel nok til voksenhelg, Ingeborg sjekker kalender for dette.
Sak 3. (59) Julegrøt
Perly lager grøt. Gunnar har sagt ja til å være nisse. Monika fikser «godteposer»
Starter kl 17:00, nissen kommer 17:45, grøt kl 18:00
Påmelding innen 26.11
Pris 50,- medlemmer, 100,- ikke medlemmer
Husk hjelm for de som ønsker å ri (sykkelhjelm ok) Værforbehold på ridning.
Sende ut info på mail, facebooksiden, instagram og nettsiden.
Sak 4. (60) Den gule sparebanken, Sandnes sparebank
Mulighet for å søke om penger til utdanning, opplæring, kompetanse, kultur, idrett, prosjekt/arrangement og bærekraft. Tormod sender søknad om hoppeslott til Villingurstevnet 2024 og Pics.io.
Sak 5. (61) Lokallagsmøte
Maria har fått invitasjon til middag, sjekker muligheter for å bli med på møte som en representant for Villingur.
Sak 6. (62) Vintercup
Invitasjon bør ut snart.
Styremøte 12
Dato: 01.11.2023
Sted: Teams
Tilstede: Tormod, Miriam, Malin, Monika, Maria
Sak 1. (52) Barteritt
Monika lager lapskaus, Strandbuen er tipset, Rosa Sløyfe ritt i Stavanger klarte 8380kr innsamlede midler. Vi håper å slå den
Sak 2. (53) Vintercup
Uke 2 på Fossanmoen, søndag 14.01
Uke 7 på Tegle, søndag 18.02, verken Miriam eller Malin kan bli med å ta sportfengur den helgen. Malin har tilbudt seg å hjelpe på avstand ved behov. Må finne noen andre som kan.
Torstein Fossan og Iren Haugan har sagt ja til å dømme, begge ønsker å ri på siste kvalifiserende stevne. Tormod hører om andre dommere.
Miriam lager invitasjon
Sak 3. (54) Årsmøte
Dato satt til fredag 26.01.2024. Mat fra kl 18:00 møtestart kl 19:00
Sak 4. (55) Instruktører 2024
Fortsette med Marthe Skjæveland, evt få inn flere instruktører for bredere valgmulighet for medlemmer. Tenker på hvem til neste styremøte.
Marthe kurs i november blir kjørt uansett, som en bonus for at det alltid går i pluss.
Sak 5. (56) Julegrøt
Søndag 03.12, klubbhuset. Forsøke å få nisse for barna. Tormod forespør noen som kan lage grøt.
Styremøte 11
Dato: 19.10.23
Sted: Teams og hos Tormod
Tilstede: Ingeborg, Miriam, Bjarne, Tormod, Maria og Monika
Sak 1 (50) Arrangement utover høsten/vårenDet er søkt om WR stevnet første helg i mai. altså uke 18. Det er også søkt om avlsvisning i forkant av Villingurstevnet.
Klubbmesterskap:
Ulike datoer for KM ble diskutert. Dato for klubbmesterskap i 2024 blir 6-7 april.
Ingeborg stiller som stevneleder på KM.
Tormod og Ingeborg fikser dommere
Monika fikser kiosk
Miriam (og Malin) fikser sekretariat
KLASSER
* Sportsklasse:
Junior (13-16 år): V1, T1, F1, T2, P2:
Ungrytter (16-21 år): V1, T1, F1, T2, P2
Senior (22+): V1, T1, F1, T2, P2
* Fritidsklasse
Barn u/plassering (6-11år): V5, T7
Barn m/plassering (11-12år): V5, T7
Junior (13-16 år): V5, T7
Ungrytter (16-21 år): V5, T7
Senior (22+): V5, T7
Villingurstevnet: Iren har sagt hun kan ordne dommere og fikse bosted til de. Dommere: trenger 3-4 feif dommere og 2 nasjonal.
Vintercup 2024
Cup 1 : uke 2-3 – Fossanmoen
Cup 2 : uke 6-7 – Tegle
Cup 3/kvallik : uke 10 – Dalen
Julegrøt 3.12 – Tormod forespør Jan, Marie og Iren om å lage grøt.
Sak 2 (51) KursDet er vanskelig å gjennomføre Trine kurs p.d.d. Styret er enige om at økonomien går ikke opp med så lavt antall. Miriam snakker med Trine om videre kurs at vi sløyfer disse. Det blir for dyrt for medlemmer å delta når prisen blir så høy. Vi har fremdeles et etterslep på kurs da det ble kjørt kurs med 6 påmeldte. Forslag om å ha «Ryttermøte». Kalle inn alle som ønsker å ri for Trine. Andre alternativer? Hva bør vi gjøre? Får alle sine behov dekket?
Forslag:
Hvis 4-5 stk av de som ønsker å ri for Trine blir med. Kan Villingur stille med Pixio(?) og arrangere lørdags formiddag og felles lunsj. Hjemreise etterpå. Og samme på søndagen – da kan Trine være i DK men at hun får betalt for de timene hun «underviser» via nett.
9 påmeldte på Marthe kurs i oktober. Marthe kursene går veldig fint økonomisk.
Eventuelt
Uke 44: Styremøte og ryttermøte – teams.
Uke 46: Fysisk styremøte – planlegge årsmøte
Styremøte 10
04.10.2023
Sted: Hos Malin
Til stede: Tormod, Miriam, Malin, Monika, Ingeborg
Sak 1. (40) Neste styremøte
18.10 Hos Vikinghest. Tormod stiller med vafler
Sak 2. (41) Medlemsmøte
Medlemsmøte blir skyvd frem til 11.10. Håper på at medlemmer kan stille selv om det er høstferie. Med tanke på WR stevne må vi ha møte før 15.10 da søknadsfrist går ut.
Fysisk i dalen og teams kl 19:30. Miriam sender ut info
Sak 3. (42) Lokallagsmøte
18-19 november
Tormod reiser til Lokallagsmøte regi NIHf, stemmer på vegne av Villingur. Ingeborg kan reise hvis ingen andre kan. Forespør om medlemmer ønsker. Håper vi får saksliste før medlemsmøte. Påmeldingsfrist 01.11.
Sak 4. (43) Tilbakemelding fra styre til sydvestkomite
Kommunikasjon og informasjonsflyt må bli bedre. Starte tidligere med planlegging å få dugnad. Tar det med oss som en læring, flere som ikke har forsøkt seg før som fikk prøve hvordan det er å arrangere stevne.
Sak 5. (44) Komite til WR neste år
Egen komite eller styre som skal ta ansvar for WR stevne? Spør medlemmer hvem som ønsker å evt bli med i en komite. Forespør på medlemsmøte.
Kommer inn forslag om å droppe WR og ha mer lavterskel stevne pga av økonomi og håp om mer aktivitet? Tas opp på medlemsmøte
Avlsvisning? Sist vi snakket om dette kom pandemien – skal vi prøve igjen?
Sak 6. (45) Trine kurs
Pr nå 7 stk som har meldt interesse. Ikke nok til å forsvare å kjøre kurs. Forslag om clinic, styret er positive men usikre på om vi klarer å dekke 3 plasser (ca 2500,- pr) med clinic.
Sak 7 (46) Nye «styremedlemmer»
Vi i styret har drøftet om vi skal forsøke å ha trainies. Bjarne Fossan er klar. Vi skal tenke ut om det kan være andre til neste De har ikke stemmerett, men kan komme med gode ideer og innspill, og kanskje kjenne kallet om å bli med i styret.
Sak 8 (47) Kommende arrangement.
- Stevnesesong for 2024, Tormod hører med ledere i naboklubbene slik at minst mulig krasjer.
- Dommerkurs Faxi, Snart åpner påmelding for alle. Vi håper noen fra Villingur ønsker å reise.
- Pågansmot blir utsatt
- Stallvandring desember. Monika spør Stall Oaland.
- I januar starter vintercup. Første del blir på Tegle. Kommet tilbake med nærmere datoer. Storhaug måtte dessverre si nei pga av bygging rundt og mangel på parkeringsplass. Håper de er klar til vintercup 2025
Monika foreslår movember ritt. Dato er satt til 05.11. Kiosk i dalen med kake og mat, påmeldingsavgift på tur, starte vipps, ri med blå klær. Alle inntekter går til kreftforeningen.
Vi spør etter sponsorer til evt utloddning for de påmeldte. Kan du ikke ri, bli med til fots. Vurderer mulighet for at vi kan stille med hest til barn. Monika tar hovedansvar, resten av styret er med og hjelper.
Sak 9 (48) Innkjøp av prosjektor
Vi sjekket nå interessen og er heldige som får låne prosjektor av Monika og Eiven midlertidig. De blir ødelagt av å ikke bli brukt.
Sak 10 (49) Banen
Sauer ødelegger banen. Har allerede dratt opp en påle. Vi må få i orden porten og gjerde slik at de ikke kommer seg inn. Vi må også fikse veien slik at høst og vinterværet ikke ødelegger den helt. Dette må skje ASAP!
Eventuelt
Malin har hatt rydding. Donerer litt barnebøker til Villingur.
Styremøte 9
14.09.2023
Sted: Teams
Til stede: Tormod, Miriam, Malin
Sak 1. (36) Gjennomgang spørreskjema
23 svar
19 stk Ja til WR stevne 2024
4 stk Nei til WR stevne 2024
Tormod forespør Fossanmoen om helg i uke 22 og 23 til WR stevne.
Sak 2. (37) Medlemsmøte
Ref spørreundersøkelse der flere medlemmer ønsker medlemsmøte, foreløpig dato 18.10
Sak 3. (38) Temakveld
Miriam har forespurt SN hesteutstyr. Ledig i oktober, men trenger en hel kveld om ønskelig en helg. En kveld med foredrag og en dag med utprøving av bitt.
Tormod har pratet med foringsekspert, hun har hatt mye negative opplevelser med å ha temakvelder. Folk er generelt negative til tips om for, ønsker derfor ikke ha foredrag. Styret syntes dette er en trist utvikling.
Malin foreslår at det er mulig med temakveld/workshop om samhold i klubb. Sjekker hvem som kan være aktuelle.
Sak 4. (39) Neste styremøte
Neste styremøte onsdag 04.10.2023, hos Malin
Styremøte 8
Dato: 1.6.23
Tilstede: Tormod, Monika, Malin og Miriam
Sak 1 (29) Sydvesten
Vi hadde en gjennomgang av sydvesten. Per nå 8 påmeldt.
Monika trenger en avklaring angående dommerforpleining. Skal vi betale for mat eller skal Monika ordne? Hun sjekker med Kari.
Tormod og Kari skal ha møte med Fossanmoen neste uke.
For at stevnet skal gå i balanse har vi en grense på 40-45 deltakere.
Miriam deler sydvesten på Facebook og Instagram. Dommere kan publiseres. Sende ut epost.
Tormod ønsker å kjøre stevnet uansett antall.
Tormod sjekker med Torstein om å flytte opp sekretariats brakka.
Sak 2 (30) Pågangsmot
22 oktober.
Miriam legger ut i terminlisten.
Dommere: Bjarne, Gro Anita, Jofrid (?).
Miriam og Tormod lager utkast til invitasjon.
Sak 3 (31) Terminlista
Temakveld om bitt og medlemsmøte samlet. Miriam sjekker med SN-Sal og hesteutstyr om hun har anledning å komme inn.
Temakveld om foring av hest, Tormod sjekker med Jenny Gramnæs som har master innen foring.
Vintercup: Tormod venter på svar fra Kristian Tjomsland.
Sak 4 (32) Kurs
Marthe kurs i august er nesten fullt, 9 stk påmeldt.
Trine har kommet med forslag til 30 september og 1 oktober helgen som erstatning på 16-17 september kurset. Vi ser det er vanskelig å fylle opp da flere ikke er til stede under kurshelgene. Maria hører rundt om de ønsker kurs 30-1 okt. Neste kurs blir ikke før i november hvis ikke.
Vi ser generelt at kurs i regi av Villingur er vanskelig å fylle opp, bør det oppfordres til at medlemmer selv arrangerer privat kurs, men at anlegget i dalen står fritt til å brukes? Vi i styret kan også være behjelpelige med å låse opp/sette på kaffe og lignende.
Sak 5 (33) Økonomi
Vi har mottatt LAM midler på 13101,-
Egil søkte tilskudd til ridebanen hos Sandnes kommune. Vi har fått tildelt 36600,-
Forslag fra Monika om å søke støtte hos Equinor til Rekruttering barnedag/kurs. Monika sender inn søknad på 10 000,-
Equinor har også ordninger der en kan søke om støtte til 100 000,- Miriam og Monika sjekker hva som ligger til grunn på årets søknadsordning.
Sak 6 (34) Ungdomsgruppa
Maria, Idunn og Tormod snakker sammen om et arrangement der ungdommene kan rekruttere ungdommer til klubben.
Bruke penger til «hesteleie».
Sak 7 (35) Villingurstevnet
Har fått spørsmål om vi skal ha WR stevne i 2024.
Styret ønsker å høre med medlemmene hvilke tanker de har, vi sender ut et skjema som de kan svare på med følgende spørsmål:
– Ønsker du at vi arrangerer Villingurstevnet?
ja nei
– Ønsker du å bidra?
ja nei
Det blir også medlemsmøte, men vi ønsker at flere skal svare på spørsmålene.
Eventuelt
Sekretariats brakka: Miriam og Monika vasker den ut.
Dommerkurs: Faxi skal ha, Villingur foreslår at klubben dekker kurset og eksamen mot at vedkommende dømmer stevner for oss i 2 år. Deretter dekker vi oppdateringskurset mot gratis dømming. Dato 11-12 november.
B-instruktørkurs: Tormod sjekker om det er mulig for b-instruktørkurs i nærheten eller om vi kan ha.
Det er ønskelig med sakliste i forkant av styremøter. Tormod setter opp og sender ut i styrechatten i forkant.
Vi ønsker å legge frem et tilbud til medlemmene om klubbklær. Vi tar dette opp igjen senere.
VM jentene må få pengene sine utbetalt, trenger utbetalingsinformasjon.
Vi må nok kjøpe inn flere stoppeklokker, må sjekke en gang til om det trengs eller ikke.
Styremøte 7
Dato: 12.07.2023
Sted: Teams
Til stede: Tormod, Miriam, Monika, Maria, Malin
Sak 1. (27) Ny nestleder
Rolf har trukket seg fra sitt verv som nestleder. Tormod har vært i kontakt med rytterforbundet og hørt om regler. Siden Villingur ikke har noe i protokollen ang. dette så står styret fritt til hvordan vi ordner dette. 3 muligheter.
1. Styremedlem blir nestleder
2. Styret står uten nestleder
3. Ekstraordinært årsmøte for nytt valg av ny nestleder
Monika Undheim rykker opp fra vara til nestleder ut året. Styret støtter dette. Ellers er styret som før. Styret står nå uten vara medlem.
Sak 2. (28) Neste styremøte
Neste styremøte i uke 34. Ellers kommunikasjon på chat gruppe eller innkalling til møte på teams.
Eventuelt
Maria Gjellestad Bosvik, Idunn Marie Pedersen og Luisa Husby Sem er tatt ut til å representere Norge i VM 2023, vi gratulerer.
Oppfordrer til å søke sponsormidler fra Villingur. Refererer til årsmøte for 2022 ang retningslinjer.
Fant Villingurbanner, denne er utdatert. Vasket men ikke mulig å male om. Pris på ny 2x1m mellom 700,- til 1500,-. Vi venter med ny banner siden vi har 2 flagg.
Mistamot
Endre navn til pågangsmot eller nyttmot. Litt mer positiv vridning.
Bjarne og Jofrid har sagt ja til å dømme. Gro Anita må sjekke dato.
Fossanmoen har sagt ja til at vi kan holde stevnet der, men må dobbeltsjekke dato.
Respons på å stille med hest til barneridning i august er liten, selv med gratis stevne som gulrot. Monika, Miriam og Malin stiller med hest.
Styremøte 6
28.06.2023
Sted: Jåttå
Til stede: Tormod, Miriam, Monika, Rolf, Maria, Malin
Sak 1. Sydvesten
Dommere – Mari Soot
Stevneleder – Kari Egelandsdal
Sekretariat – Miriam og Marianne Bryn
Dommerforpleining – Monika
Invitasjon – Tormod, Kari, Miriam og Marianne
Premier kjøpt inn
Sak 2. Evaluering av barnedag
Fått mye skryt både fra deltagere og klubbmedlemmer
Vi sprer kunnskap om hest og forståelse av hvordan hesten er for de som kan møte dem langs trafikken, lager det tryggere både for ryttere og de som møter.
Positivt at det ikke bare var ridning.
Forbedringspotensial:
Klargjøring
Gruppeflyt
Hvis mulig flere hester
Hvis mulig flere på post om hestestell og teori
En «host» som tar imot de som kommer og er tilgjengelig for spørsmål
Har blitt forespurt oppfølging:
Forslag om rideturer i mindre grupper
Forslag for å få mer dugnad. Gratis stevne for de som har stilt med hest på alle barnearrangement. Villingurstevne.
Sak 3. Vintercup
Steder: Tegle, Storhaug og Forsand
Tegle er allerede forespurt og er positive
2 dommere (3 hvis mulig, dugnadsdommere)
Klasser: V5, T7, T6, F3 (forespør dommer om hvilken klasse som er anbefalt med pass i hall)
Nov, Jan og feb, ikke avsatt eksakt dato
Sak 4 Mistamot
Foreslått dato: 22.10.2023
Tormod forespør dommere om dato er ok
A-flokk, B-flokk, GDY, GDT, galopp løp, travløp, pass løp, øl løp
Andre aktiviteter for å ha det gøy
250,-
Premier: Vurdere alternative premier
Sak 5. Telt
Rolf sjekker Monter
Eventuelt
Registering i Flügger farge, medlemmer som handler her får prosent og klubben får inn en liten prosent av rabatten. Tormod fikser og info blir delt med medlemmer
Velkomstmail for nye medlemmer
Innhold: Velkommen, info om klubb, aktiviteter
VM, sjekke interesse for tur
Foreldremøte/infomøte hvis vi får nye medlemmer
Tipse tølt.no og strandbuen om barnedag
Ny barnedag i august. Monika sjekker om muligheten for mindre opplegg med 10 plasser. Leiing i skogen, evt andre ruter. Påmelding med en symbolsk sum for deltakere.
Faxi skal avholde dommerkurs, vi håper medlemmer fra Villingur ønsker å blir med på dette.
Vestlandsdans, sjekker mulighet for ny «krabbedans» som Villingur var med å arrangere.
Styremøte 5
Dato: 1.6.23
Tilstede: Tormod, Monika, Malin og Miriam
Sak 1. Konstituering av styret
Hanne Haugan har trukket seg fra sitt verv i styret. Malin tar over sekretær rollen. Ingeborg rykker opp til styremedlem (2 år), Monika blir 1. vara.
Leder: Tormod Bryn
Nestleder: Rolf Ness
Styremedlemmer: Malin Horvei Jårvik (1 år), Miriam Fossan Knudsen (2 år), Ingeborg Steinnes Ivesdal (2 år).
1 varamedlem: Monika Berg Undheim (1 år)
Ungdomsrepresentant: Maria Gjellestad Bosvik (1 år)
Sak 2. Sydvesten
Forslag om å flytte Sydvesten opp til Fossanmoen, de er positive til dette.
Tormod tar kontakt med de andre lederne om å åpne opp stevnet slik Sørlandsmesterskapet.
Tormod sjekker også med lederne hvilke tanker de har om 3 eller 5 dommere. 3 dommere er billigere, og vi kan ha en lavere pris som gjør det mer attraktivt.
Lene Thorud har sagt nei, Hanne Bjørkøy har ikke svart – (Tormod purrer). Cecilie C. Kolnes svarer senere (Monika purrer) og Lise Høyvik svarer senere (Miriam purrer). Lillian Kvalen er spurt.
Hilde Madland har sagt ja.
Samme klasser som ellers.
Spons: Bondekompaniet, Jæren gulrot, Agria – Miriam sjekker frist på Agria.
Sak 3. *Gøy med hest*
Hester: Miriam (1), Monika (1), Malin (1 kosehest), Fossanmoen (1), Tormod (1), Brit Marit (1?), Therese (Monika sjekker).
Enkel kiosk:
Kake, pølse, litt sjokolade, brus, kaffe,
Poster:
Begynne med oppvisning – må ha speaker!
1. Barneridning
2. Hinderløype m/kjepphest (tid)
3. Hesteskokasting
4. «Møt hesten»
5. Teori / quiz
Invitasjon:
Velkommen til «gøy med hest»!
Villingur ønsker barn og voksne velkommen til en sosial dag i dalen.
Her vil det bli barneridning og ulike poster som barna får bli med på.
Det er åpen kiosk under hele arrangementet.
Vi har satt tak på maks 35 og påmelding for ditt barn kan sendes til post@villingur.com.
Sak 4. Dugnad
Vi møtes i dalen for en kaffedrøs og gressklipping, ta med klippeutstyr.
7.6 fra 17.30. Pølser til grilling. Miriam/Monika fikser.
Eventuelt
- Mistamot – uoffisielt gædinga stevne. «for de som har mistamotet». Galoppløp, passløp, unghestklasse. Forslag til å ha det 2 uker for Sydvesten.
Bjarne og Jofrid kan dømme. - Innkjøp av klubbtelt, likt Faxi sitt – Tormod spør Faxi om hvor deres røde telt med logo er kjøpt.
- Innkjøp av ny Villingur banner som kan medbringes på stevner o.l.
- Sekretariats brakka må hentes opp fra Myra. Monika spør om Kristian kan ordne.
- Forslag om å ha en ansvarlig til åpning av klubbhus i diverse settinger som private kurs. Monika er ansvarlig og Miriam stedfortreder.
Styremøte 4
Dato: 02.05.23
Tilstede: Monika, Rolf, Miriam, Malin, Ingeborg og Hanne
Sak 1. Evaluering av stevnet
Kommentarene er at det har vært et bra arrangement.
Det burde være skilter som skilter til toalett, kiosk osv. Samt gjerne en kontaktperson som kan være ansvarlig for å informere eller ta imot folk og eventuelle spørsmål om arrangementet.
Gjerne en person som har en gul vest som markeres.
Kiosken har forhåpentligvis gått i pluss.
Til neste gang trenger vi å kjøpe inn tørkepapir.
Vi ser tilbake til antall påmeldte fra tidligere år.
Sak 2. Veien videre
Rolf som har vært nestleder uttaler at det kan bli vanskelig å rykke opp til lederrollen. Han har ikke kunnskapen til å bære klubben videre som leder da han ikke har vært med på å drive en klubb før. Miriam sender ut en felles mail til medlemmene for info.
Setter opp et ekstra ordinært årsmøte 30.05. kl 19.30. Rolf kontakter leder av valgkomiteen.
Sak 3. Sydvesten
Dommere: Hanne forespør. Har sendt melding til Lise, Lene og Hanne.
Miriam tar kontakt med ledergruppa i de andre klubbene for å få en felles konklusjon om å åpne sydvestmesterskapet
Sak 4. Barnearrangement
Poster: Strigle, leie, klappe på hest, teori, quiz, tegning, ridning, hesteanatomi (basic), hesteskokasting, tømmekjøre hverandre, longering, gymkhana.
Hester: Forespør Fossanmoen, Malin (1), Monika (1), Miriam (1), Iren? Hilde?
18 juni. Setter tak på 40-45 deltakere.
Sak 5. Trinekurs
Forespurt om 3 datoer før jul. Får ikke til å fylle opp maikurset. Miriam tar over kontakten med Trine selv. Legger inn krav om å booke flybilletter via klubben.
Fordele kurs både på Forsand og Stall Vestbø.
Styremøte 3
14.03.2023
Sted: Klubbhuset
Til stede: Egil, Rolf, Monica, Miriam, Malin og Hanne
Sak 1. (11) Klubbmesterskapet 2023
29-30 april.
Stevneleder: Egil Oaland
Dommere 3 stk. (mangler 1): Vanskelig å finne dommere. Mulig å hente inn fra Danmark. Hører med Janne og Helle. Iren forespør. Janne og Helle kommer. Overnatter hos Haugan, 1200 nok. Miriam bestiller biletter.
Skrivere – Monica er ansvarlig for å finne folk og sette opp tider.
Innsjekk – Fleksibilitet. Har en tid for innsjekk, men om noen er seine kan det sjekkest inn etterpå. – Monica er ansvarlig for det. Finner en til, både fredags ettermiddag og lørdag morgen.
Innpiskere – Egil forespør folk. Rolf er med.
Baneansvarlig- Egil Oaland og Kristian. Eiven kan bistå med lyden.
Startlister – Miriam F. Knudsen
Sekretariat – Miriam er sekretariatsleder: Malin, Miriam, Marianne?. Evt. Opplæring til Marie?
Speaker – Hanne, Jofrid, Amanda?, Amanda trenger tid til å forberede V5.
Kiosk – Marie/Hanne. 2 i kiosken i pausen. Monica kan bidra med salgsvarer. Jan lager pastasalat til lørdag
Oppstilling/utekve – 20 ledige utekve. Kun de på nedsiden ved oppvarmingsbanen er i bruk.
Dommerforpleining –
Premieutdeling – Egil spør Therese. Sløyfer er bestilt. Må bestille pokaler snarest mulig. Miriam bestiller 60 pokaler.
Forberede lading av nettbrett/walkier – Hanne
Gjerder utenfor banen –
Batterier til mikrofon.
Tidtakere til passen (3 stk) må sjekke stoppeklokke.
Dugnad: 25.04. fra 17.00.
Sak 2. (12) Terminliste
Barnas dag – Villingur sin rideknapp. Innen utgang av juni. Føre eget regnskap på det. Del 1 og del 2. Kommer tilbake til dato. Monica er med i planlegging.
Sydvesten 2023. 22-24. sept. Egil forespør de andre klubbene.
Sak 3. (13) Kurs
Trinekurs i januar gikk 170,- i minus.
Marthe og Gullikurs gikk 225
Trinekurs i mars gikk i minus på 6700.
Marthe kurset i april er fullbooket. Går mulig i pluss i 1200.
Forespørsel om å forhøre med Anne Stine Haugen for å holde kurs. Egil forespør.
Eventuelt:
Meningsmåling oppfordre medlemmer til å komme med forslag til slagord. Styret velger ut 3 forslag og avstemmer.
Egil har søkt om driftsmidler i Sandneskommune, invisteringsmidler på 50 000,- fra Sandnes kommune. Idrettsforbundets midler fra kommunen har blitt automatisert, og villingur får tilskudd ut fra medlemsmasse.
Voksenweekend utgår i mai.
Styremøte 2
14.03.2023
Sted: Klubbhuset
Til stede: Egil, Rolf, Monica, Miriam, Malin og Hanne
Starter styremøtet med gjennomgang av forrige referat.
Sak 1. (5) Behandle/ta stilling til årsmøtesakene i NIHF
1. Familiemedlemsskap skal avvikles – alle er hovedmedlem. Senior 950, ungdom 400,- :
«sekundærforslag om forslag 1 ikke går gjennom: kontingent økes til 960. familiemedlem økes til 200.» – Styret stiller seg positive til sekundærforslaget og tar det med videre til medlemsmøtet.
Sak 2. (6) Bestemme slagord for klubben
Blir tatt med til medlemsmøtet.
Sak 3. (7) Planlegge kommende stevner mars/april
Planlagte stevner for mars/april er vintercup 3, kvalifiseringsstevne og klubbmesterskapet.
Sak 4 (8) Terminliste videre utover året/plan for rekruttering
Planlagt voksenweekend i mai. Må komme tilbake til dette.
Ønske om å tilby barneridning, og det blir foreslått å arrangere barneklasse til vintercup 3. Det annonseres på facebook for å nå innbyggere i Forsand. Barneridningen foregår på lørdagen. Hanne legger ut et innlegg på «hva skjer i Forsand», og innhenter påmelding via chat. Svarfrist førstkommende onsdag.
Sak 5 (9) Rutiner for faste søknader om tilskudd/ Hva kan og bør vi søke om?
Samordna rapportering, driftstilskudd, spillemidler (frist i morgen) , Sparebankstiftelsen. Egil sjekker opp i hvilke tilskudd vi kan søke på.
Sak 6 (10) Status vedr oppgradering av bane/anlegg i Dalen.
Det har vært en storslått dugnad i dalen hvor mye har blitt gjort. Det er kommet nytt gjerde, skrapet sanden ute på dressurbanen, lagt ned rør i bakken, påfyll av sand i veibane og satt opp stolper. Det er utlagt strøm, og skal legges ut strømkabel. Det avventes med lyskastere da det er viktig å få ut lyden.
Eventuelt:
Fordeling av ansvarsområder i styret:
Bane og anleggsansvarlig – Egil har ansvaret.
Kursansvarlig – Miriam har administrativt ansvar og Egil hjelper med dialoger.
Turansvarlig – avventer
Rekruttering – Hanne og Maria
Styremøte 1
09.02.2023
Sted: Egil Oaland
Til stede: Egil, Ingeborg, Monica, Miriam, Malin, Rolf og Hanne
Sak 1. (1) Konstituering av styret
Leder: Egil Oaland
Nestleder: Rolf Ness
Kasserer: Miriam Fossan Knudsen
Sekretær: Hanne Haugan
Ungdomsrepresentant: Maria G. Bosvik
Ansvarsområder deles ut på senere tidspunkt.
Sak 2. (2) Slagord/ Visjon
Egil foreslår at klubben skal ha et slagord.
Forslag 1: Villingur, klubben for alle.
Forslag 2: Villingur, sammen er vi god.
Styret ønsker mer tenketid. Tar det opp på et senere tidspunkt.
Sak 3. (3) Terminliste
Hanne gjennomgår oppsatt terminliste fra forrige styre.
Diskusjon på kursfronten. I dag er det satt opp kurs en gang i måneden. Noen skulle ønske det var ukentlig kurs. Det finnes muligheter for digital undervisning, som også skjer på privat initiativ, som fungerer ganske greit. Det er en problematikk i å få nok påmeldte til kurs i dag, og det er flere behov som må dekkes. Det stilles spørsmål om Villingur burde arrangere færre kurs for å gjøre det mer attraktivt. Vi har pr. i dag arrangerte kurs med Trine Risvang og Marthe Skjæveland, som arrangeres på Forsand og på by-siden som fungerer flott. Instruktørene er også villige til å forflytte seg i løpet av kurs-helgen. Vi ønsker at kurs skal være et samlingspunkt for flere og det er ønsket at mikrofon + høyttaler benyttes slik at tribunen kan høre instruksjonen. Villingur har et opplegg for dette, men det mangler en ledning. Vi går til innkjøp for det som trengs slik at dette kan benyttes.
Nye datoer til terminlisten:
24-26. februar – Dugnad i dalen
25-26. mars – Kvalifiseringsstevne – Egil finner dommere.
14. mars- Medlemsmøte i forkant av årsmøtet i NIHF.
15-16. april – Trine Risvang kurs
29-30. april – Klubbmesterskap – Egil skaffer dommere
Forslag til ytterligere datoer som skal diskuteres mer:
6-7. mai – Sosial happening
7. mai – Barnas dag
Sak 4 (4) Bane og anlegg i dalen
Det er stort behov for oppfriskning av baneanlegget til klubben. Dette bør bli gjort før stevnesesongen starter. Dugnaden må være organisert. Egil organiserer arbeidet og fordeler ansvarsområder.
Dugnaden vil komme opp i samme helg som Marthe og Gulli kurset. Vi finner ny løsning for hvor kurset arrangeres.
Planlagt arbeid:
Nytt gjerde
Rense uteområdet og innsiden av klubbhuset.
Gjøre klar det gamle sekretariatet brukbart igjen. (ikke behov for å sitte i brakka nå som alt er digitalt).
Det trengs en gravemaskin for arbeidet. Miriam sjekker tilgjengelighet og kost på dette fra TS.
Eventuelt.
Ønsket at klubbene i nærområdet holder kontakt for å samkjøre terminlister og unngå å arrangere arrangement i samme helger. Egil ordner dette.
Nøkler til klubbhuset: Hanne, Malin, Miriam og Egil har hver sin nøkkel til klubbhuset. Kode på nøkkel-boks skal endres i år. Egil ordner dette.
Årsmøte i NIHF – Egil reiser.
Pinsestevnet 2023 – Villingur har fått utdelt oppgavene rundt flaggritt. Pinsestevnet er en topp samlingsarena, og vi ønsker at flere reiser sammen opp.
Hjemmesiden må oppdateres – Miriam rydder opp på hjemmesiden til Villingur
Kommunikasjon utad – Vi beholder den facebook-gruppen som man må be om medlemskap. Gruppen er åpen for alle og alle har mulighet til å skrive innlegg. Det er også mulig å gjøre flere innstillinger på en slik gruppe enn en åpen liker-side.
Kommunikasjon innad i styret – Messenger gruppe. Alle sjekker innom hver dag for å se om det er nye meldinger.
Fjordafolkets dag – Villingur takker nei.
Klubbklær – ta med forslag til medlemsmøtet.