Styrereferat 2016

Styremøte 12.
Dato: 06.12.2016
Stad: Hos Bjarne
Tilstede: Ingeborg, Bente, Brit Marit, Miriam, Bjarne, Sven Håvard og Torstein

Start/ oppfølging: 
Godkjenning av sist referat.

Sak 1 (69): Evaluering av ridekurs
Flott gjennomført kurs.
Nils kom fra Faxi med buss, ellers litt styr med levering til Sola. Men gikk greit.
Torstein bestiller flybillett til neste Elli kurs så fort som mulig.  

Sak 2 (70): Planlegging av julearrangement
Bestiller mat på kinaen.
Vi møter torsdagskveld, og ordner til 20.00 – 21.00

Riskrem – Joker, Brit Marit bestiller husk piano bringebær saus
Hestesko – Torstein tar med sko, så sprayer vi på torsdagen.

Bente og Ingeborg fikser quiz.
Brit Marit fikser premier – 4 stk

Torstein er toastmaster.
Ingeborg tar seg av lek.

Sak 3 (71): Vintercup – grove trekk

Rekruttklasse, junior, ungrytter, senior, Dommere (2stk)
Pris 250 kr, oppstalling 50 kr
Kommentering under ridning
Vi tar poeng 1-10 slik som de forrige vintercupen. Premieutdeling på den siste cupen.
Vi setter tak på 40 stk. Deretter venteliste. Maks 1 hest per deltaker.
Enn rytter har kun lov til å delta i 2 disipliner. Dvs en hest i firgang og en annen i tølt.

Sak 4 (72): Innkalling til årsmøte
Torstein fikser invitasjon.
Sak 1. Kontingent
– Vi må heve vår kontingent. I 2018 foreslår vi 850. Brit Marit ser på familiemedlem satsen.
«Hesten» hvem skal få den neste år? Alle tenker på det til neste gang!
Lammelår – 100kr som sist.
Brit Marit og Bjarne fikser mat. Evnt flere.
Påmelding må skje god tid forveien, Torstein ordner invitasjon slik vi kan få fart på sakene 

Sak 5 (73): Mandags trening i hallen
Første mandag i måneden frem til og med mars.
Sponsing gjennom kultur?

Sak 6 (74): Eventuelt
– Dommer overnatting er egentlig dugnad, men enkelte får heller da sende en eventuell faktura visst de mener det må til.
– Ridekursa blir kanskje flyttet over til sporti. Da blir det betalt på forhånd.
– Torstein snakker med Rune om krabbefestivalen. Og sier det snart er nytt styre som får bestemme.

Styremøte 11.
Dato: 17.11.2016
Stad: Hos Torstein
Tilstede: Ingeborg, Brit Marit, Miriam, Bjarne, Bente og Torstein

Sak 1 (60): Kurshelg x2
Flere som har merket at vi har loddtrekning som sitter på gjerdet og venter.
Prøver å slippe å betale full pris o.l.
Blir fort styr når en skal samkjøre med foreldre, eller bare å organisere med ungdom om den kan komme eller ikke.
Ellers gikk det veldig bra!
Vi hadde en veldig vellykket clinic med Nils. Vi var mellom 20-25 stk.

Foreløpige datoer til Nils kurs 14-15 januar, 16-17 februar, 23-24 mars.

Sak 2 (61): Dato for årsmøte
27 januar – klokken 19.00
Invitasjonen må bli sendt ut minst 1 måned før!
Vi må fastsette kontingent.

Sak 3 (62): Julebord – arrangement
Vi arrangerer julebord/julearrangement for familie.
Fredag 16. desember kl. 19.00.
Villingur bestiller kinamat og stiller med riskrem til dessert.
Det blir quiz og hestesko kasting.
Det blir premier til konkurransene samt til nøtten i riskremen.
Påmelding 1 uke før.

Sak 4 (63): Vintercup
21. januar, 25. februar og 18. mars.

Sak 5 (64): Foreløpig terminliste 2017
16 desember – julearrangement
21 januar – vintercup 1
27 januar – årsmøte
25 februar – vintercup 2
8 mars – kvalifiseringsstevne
18 mars – vintercup 3
4 april – kvalifiseringsstevne
22-23 april – klubbmesterskapet
16-18 juni villingurstevnet

Sak 6 (65): Nihf cup hos Villingur
Vi bestemmer oss for og ikke å søke på dette.

Sak 7 (66): Eventuelt
Nils kurs 14-15 januar, 16-17 februar, 23-24 mars.

18 februar instruktørkurs
19 februar ridekurs med Erik Andersen – Nihf ønsker at Villingur arrangerer.
De som deltar på instruktør kurset har førsterett til kurs søndag. Fokuset på kurset skal være den same som seminaret, løsgjorthet og takt og renhet.

Vi sier ja til Erik kurs. Maks 10 deltakere. 800 kr for en time.

Under kvalifiseringsstevnene kan vi leie inn lysmastene som vi leide inn under Sydvestmesterskapet. Eventuelt å kjøpe.

Sak 7 (67): Møte med ordfører
Vi vil ta opp skilting av kommunale og ikke kommunale veier.
Ridestier, alle veger burde ha en brei vegskulder for ridende – vi bor tross alt i en heste kommune.
Ride veier – rundt omkring.
Ridestien på Rettedal burde være steinstøv og ikke singel.
Veldig mange som har bosatt seg på Forsand for tilrettelegging av hest.
Flere bruker ridestien som joggesti, for å slippe å springe på asfalten.

Tatt av 70 cm av asfalten å omgjøre til ridesti/gå sti. Bedre å springe og jogge på det enn asfalt samtidig som ridende har en plass og ri.
————————————————-
Vi må følge med på høringer. Vi håper å bli satt opp på en høringsliste slik vi kan bli informert når det er noe angående veier o.l.

Stilas som tribune til lag og organisasjoner.

Sak 8 (68): Lokallagsmøte
Terminlisten var ganske bankers.

Avl
Torstein tipset Nihf om å lage et oppsett for kriterier for fasiliteter, kostnader osv.
Vi arrangerte det her og det gikk veldig bra. Folk i nærområdet syntes det var helt topp og er ikke vant med slik.
Til og med de med dårlig resultat var fornøyde. Fikk god støtte fra «toppen». God inspirasjon.

Kjipt med høst – flere som slipper hestene ut.

10-12 helgen mai – hoved utstilling i Drammen.
En i forkant av NM i Tresfjord.
Noen mente det ble for langt til Biri og ville heller reise til Forsand.
Vi vil sende forespørsel om og arrangere avls utstilling i forkant av Villingurstevnet, ved negativt svar satser vi på høstutstilling.

Torstein etterlyste regler for en disiplin for funksjonshemma. Dette ble notert.

Alle fortalte om hva klubbene gjorde for rekruttering.

Styremøte 9.
Styremøte 10.
Dato: 27.9.2016
Stad: Hos Bjarne
Tilstede: Ingeborg, Brit Marit, Sven Håvard, Miriam, Bjarne og Torstein

Sak 1 (51): Evaluering av avlsutstilling og sydvestmesterskapet
Avlsutstilling:
– Mye skryt
– Alle var fornøyde
– Dommerne ville gjerne komme tilbake
– Avlsrådet vurderte å ha mindre og flere utstillinger isteden for 1-2 store.
– Søke om en tidligere utstilling.

Sydvestmesterskapet:
– Noen mente startlister kom sent/tidsprogram kom sent. Mens andre mente det var greit.
– Kiosk – få 2 voksne til og ha ansvaret for kiosken.
– Dommerservering må noen ha ansvar for, voksen person. Mer variert mat.
– Mye skryt på parkeringen
– Mer mat trengs
– Stevne råd (hoveddommer, stevneleder og rytter representant – alle har like stemmer)
– Stevneleder (må ha lest fipo)
– Maks 1 hest? eller bare første mann til mølla.

Sak 2 (52): Søknad om stevne til neste år
– Visse ting må være klart FØR stevne.
– En skriftlig avtale mellom Villingur og Fossanmoen.
– Vi går for stevne i 2017.
– Bjarne og Ingeborg kan stille i komiteen.

Sak 3 (53): Tiltak for flyktninger
– Tilskudd visst vi ville gjøre noe for flyktninger.

Sak 4 (54): Ridekurs og rideturer
– Spontan turen fra Vinddalen til Skrøylå gikk kjempe fint, 7 stk som var på tur. Kjempe heldige med været.

Sak 5 (55): Kurs Nils/Elli kjøre dobbelt?
– Vi kjører begge kursene, Nils på Fossanmoen og Elli sitt ute på Fossanmoen/dalen eller eventuelt Stavanger.
– Vi må påpeke om kurset foregår ute eller inne, noen deltakere må vite dette på forhånd.

Sak 6 (56): Lokallagsmøte 5-6 november
Sven Håvard reiser så sant det passer.
– Det med press at vi måtte ha barneklasse på Villingurstevnet må tas opp.

Sak 7 (57): Gædingakeppni, dommer kurs?
– Hatt et møte med Isafold og Faxi angående Gædinga/avtalen om Sydvestmesterskapet.
– Kurs for dommere og kurs for ryttere. Torstein har vært i kontakt med Elisabeth Jansen angående kurs, hun skulle komme tilbake til dette.

Sak 8 (58): Vintercup
– Vi tar dette alene, med mindre Faxi/Isafold tar kontakt om noe annet.

Sak 9 (59): Medlemsregisteret
– Mye tid og rot visst vi må legge inn alle medlemmene i klubb admin. Her kommer LAM midlene inn.
– Brit Marit har sendt mail til Anine Lundh om dette, og avventer svar.
– Sporti skulle kobles opp til Klubb admin men det ser ikke ut som dette er i boks.
– Tungvint og gjøre dette dobbelt.

Sak 10 (60): Eventuelt
– Lavvo til lekeplass
– Lekebiler og spader o.l. til lekeplassen.

– Flere dommere endrer karakterene etter endt ridning.

– Instruktør kurs 18-19 februar.

Dato: 6.9.2016
Stad: I klubbhuset
Tilstede: Miriam, Brit Marit, Sven Håvard, Bente og Bjarne

Start/ oppfølging: Godkjenning av sist referat.

Sak 1 (46): Planlegging av dugnads dag
Klipping, rydding, gjøre det fint. Vi tok en rundtur rundt på plassen.
Må ordne med passtrekket, utekve, klippe greiner, klippe gress, orde lekeplass, rydde i klubbhuset, justere dører og eventuelt annet arbeid.
HUSK: Torstein: Gjerde til lekeplassen.
Pizza til mat.

Sak 2 (47):
 Sydvest mesterskap
Dommere: 
Per Kolnes, Cecilie Clausen, Iren Haugen(med forbehold), Lillian Kvalen
Venter svar fra: Janne Biribakken, Hilde Madland
Speaker: Linda, men ønsker pause/avløyser. Svein Inge (Har Torstein spurt?) Eventuelt Kari Egelandsdal(Svenni spør), Svenni eller Jofrid.
Innpisker: Øystein Thoresen (Brit Marit!!), Monica Johannesen (Hanne?), Laila
Kiosk: Hanne? Er Malin spurt?
Banemannskap: Kristian (Bjarne spør)
Musikkansvarlig: Sjekker med ungdomsgruppa – Miriam
Parkeringsvakter: Garry Brewster (Brit Marit spør)
Skrivere: Ingeborg og Hanne + frivillige fra sporti. Ingeborg setter opp liste/tidsprogram.
Premie utdeler: Miriam, Bente eventuelt frivillige.
Fotograf: Anny Husebø – Miriam spør.
Innsjekk: Ingeborg og Bente. Fredag og lørdagsmorgen. Avventer tidspunkt til programmet er klart.
Stevne vet: Sveinung (Bjarne spør)
Rytterrepresentant
:
Ryttermøte:
Strandbuen: Miriam og Tine fikser.
Collectingring
Radio
Tidtakere
/Batterier

Bankterminalen er lånt av kommunen for anledningen.
Brit Marit: Ordner noen ekstra pokaler.
Miriam må handle mat o.l. på storcash.
Sydvest – Miriam fikser

SPEEDPASS: Vi slår sammen junior, ungrytter, senior. Vi premierer dem sammen men kombinasjonspoengene teller hver for seg

Svenni ordner deltakerlistene. Samt lager utkast til program. 

Rytterfest:
Lysefjordsenteret.

Musikk:
Svenni fikser google.docs side til å legge inn musikk ønsker.

Sak 3 (48): Endringer av klasser på sydvest.
Sekretariatet får ansvar for dette. De sender mail rundt at V5 og T7 at den blir endret til åpen klasse. En klasse uten plassering og en klasse med plassering.

Sak 4 (49): Ungdomsrepresentant
Vi er enige om at Hanne forblir ungdomsrepresentant. Blir vanskelig og kaste stafettpinnen over til noen andre. Hanne forblir leder for ungdomsgruppen og lager arrangement av og til som hun kommer hjem til.

Sak 5 (50): Eventuelt
Lokallagsmøte i november, hvem skal reise?

Huskeliste til neste stevneinvitasjon, musikkønsker og eventuelt venteliste.

Førstehjelpsskrin, Kan Tine lage en liste over hva som skal være i dette skrinet. Eventuelt fikse innholdet også. Brit Marit snakker med henne.

Styremøte 8.
Dato: 22.8.2016
Stad: Hos Torstein
Tilstede: Hanne, Torstein, Bjarne, Bente, Brit Marit, Miriam og Ingeborg

Sak 1 (42): Avlsutstilling
Torstein svarte NIHF før styremøtet at Fossanmoen kunne sponse. Under styremøtet ble vi enige om at Villingur sponser med 5000,-
Avls gruppen er en gruppe som ikke har blitt tatt spesielt vare på, samt er vi enige om at det er bra at NIHF arrangerer visning her.

Jofrid er spurt om speaker, avventer svar. Evt Tone Kolnes.
Veterinærattester går gjennom.

Sak 2 (43): Sydvest mesterskap
Tine kan legge det ut på nettsiden når invitasjonen kommer ut på Sporti.
Dommere: Cecilie og Iren har sagt ja. Torstein purrer på Rune samt spør Maiken og Per.
Stevneleder: Hanne Haugan
Skrivere: 15 stk ca. Ingeborg setter opp skriver liste.
Innpisker: Øystein Thoresen(Brit Marit spør), Monica Johannesen(Hanne spør)
Speaker: Linda Johannesen(Miriam spør), Svein Inge(Torstein spør)
Sekretariat: Er i boks.

Kort terminalen må lånes av kommunen. Vi låner den gratis men blir fakturert for 2% når folk bruker Visa eller MasterCard.

Rytterfest: Blir på Lysefjordsenteret.

Sak 3 (44): Dugnad 7. september
Styremøte nede i dalen for å planlegge kiosk utformingen.
Skulle vært sprøytet, vi venter til senere da det er bare dårlig vær. Klipper heller bort det som skal bort.
En del klipping av gress/ugress o.l.

Prioriteringsliste: 
Utekve – Bjarne (Spør Kristian når dugnaden starter)
Gjerde – Bjarne
Rydde – Gras, slå ned o.l. – Ingeborg
Justering av do dørene, og døren inn til klubbhuset. – Thomas
Slam kommen – Thomas
Lekeplassen – Torstein
Hanne og Miriam tar seg av kiosk rydding.
Miriam fikser maten.
Utstyr: Kantklipper, hammer, hekksaks, hansker, rake, spiker, plenklipper, skruer, spett, hjuldekk

Sak 4 (45): Eventuelt
Evaluering Krabbefestivalen:

Fin kveld på alle. Ca 200 stk inne.
Solgte 23500ca. cash – 42000ca. på automat.
19000 i direkte inngangspenger.
Var en del styr med penger i banken, da alt må gjøres på egenhånd. Veldig mye styr med frem og tilbake.

Kort til Villingur? – Sak til neste styremøte

Tur: Vi inviterte Strand Hestesport i fjor, vi tenker å invitere dem i år også.
Forslag til tur: rundt Ereviks vannet.

Gædinga – tar opp dette på rytterfesten, da er vi samlet Villingur, Faxi og Isafold. Og får innspill fra flere.
Forslag: Gædinga sammen med Sydvestmesterskapet.

Styremøte 7.
Dato: 3.8.2016
Stad: Hos Bjarne
Tilstede: Hanne, Torstein, Bjarne, Bente, Brit Marit, Miriam, Ingeborg og Sven Håvard

Sak 1 (36): Krabbefestival
Politi og brannvesen – OK
Stengeløyve og skjenkeløyve har vi fått.
Vakter
Ha utstyr til å ta opp/ned teltet. (hammer, spiker o.l.)
Sandkompaniet sponser oss med å hente teltet.
Betongklosser til teltet?
Alkoholfritt, vin, baileys – Brit Marit kjøper inn.
Refleksvester – Thomas? Kortautomat – Brit Marit har avtalt med Nancy i servicetorget om lån.

Sak 2 (37): Avlsutstilling
3-4 september,
15 hester er minimum
Flere hester skal prøves av Elli den 16, vi håper at det blir nok påmeldte.

Sak 3 (38): Sydvest mesterskap
Maks 70 stk
Invitasjon – Miriam fikser.
Dommere: Rune Svendsen(avventer svar) Iren Haugan, Maiken Skoie, Cecilie Kolnes, Veronica Våland, Lise Høyvik – Torstein spør
Sekretariat: Svenni og gjengen fikser.
Skrivere: Hanne fikser skrivere, Ingeborg fikser skrivere
Kiosk: Hanne (Miriam og Hanne handler inn på storcash.)
Hanne er stevneleder.

Klasser: V1,T1,F1,T2,P2 – junior, ungrytter, senior
V5, T7 Barn under 11.

Priser: 300 påmelding 150 pr disiplin

Oppstalling: Kontakt Torstein – pris 200

Innsjekk fredag,
Lørdag: 8.30 starter vi (dette kan endres ved mindre påmeldte enn planlagt)
Vi skriver 23-25 september, slik vi har en dag ekstra å bruke.
Forbehold om antall deltakere med tanke på program.
Utekve 50 kr dagen.

Småbiler SKAL parkere oppe ved hønsehuset.
Rytterfest – Lysefjordsenteret, vi snakker med dem når det nærmer seg. Hanne står for underholdning.

Sak 4 (39): Andre ting i høst
Kvadriljen – Ingeborg står for dette, og ordner dette.
Torstein lager til noen turer. Tur rundt Ereviks vannet og på Holtaheia er noen forslag.

Sak 5 (40): Kurs
Nils-Christian – september(ukedager), oktober, november, desember, januar, februar, mars, april
Elli – Torstein avventer med kurs datoer, oktober, november, januar, februar, mars, april

Sak 6 (41): Eventuelt

-2 som ikke har betalt sponsor pengene sine til Villingurstevnet, Forsand Taxi og Vikinghest.
Disse to får en ny påminnelse av Bjarne.

-Dugnadsdag: onsdag 7. september med mat. 17.00 mat 8-halv 9
Dugnad: Kantklipper, hammer, hekksaks, hansker, rake, spiker, plenklipper, skruer, spett, hjuldekk,
Male klubbhuset, beist bordene – skule ungdommer, neste styre.
Lekeplass, rekkverk der tauene er på terrassen.
Lekeplass med hispene, oppgradere hispene.
Flere utekve

-Forslag om å arrangere, Oslo horse show og Islandstur. Vi tar dette opp igjen. Ungdomsgruppen vurderer å reise på OHS.

-Julebord:
Styret arrangerer julebord for medlemmene, det blir ikke årsmøte før utpå nyåret. Så vi tenker en ny tradisjon med julebord.

-Icetest kurs: Birgitte Lütken arrangerer icetest kurs, skulle vi hatt et slikt?
Naboklubber får invitasjon. Olav hører med henne om kommer tilbake til oss med informasjon.

Styremøte 6.
Dato: 7.4.2016
Stad: Hos Torstein
Tilstede: Hanne, Torstein, Bjarne, Bente, Brit Marit, Miriam og Sven Håvard

Start/ oppfølging: 

Godkjenning av sist referat.

Sak 1 (29): Idrettsregistrering
Utrolig vanskelig og veldig tungvint.
Brit Marit fortsetter med dette.

Sak 2 (30): Klubbmesterskapet
Dommere: 
Maiken Skoie, Lillian Kval, Iren Haugan. Vi har bare 3 stk for andre lokale kunne ikke samt at stevnet går i pluss med kun 3 stk med påmeldings prisen som er satt.
Skrivere: Bente har ansvar, kan også skrive selv.
Innpisker: 
Einar – Svenni spør
Sekretariat: 
Tine har ansvaret
Stevneleder: Hanne Haugan
PR ansvarlig: 
Miriam har ansvar
Speaker: 
Linda en del på lørdag/hele søndag, Svein Inge (Torstein spør), Jofrid(?)
Rytterrepresentant: Hanne fikser
Hoveddommer: Hanne fikser
Utekve: Miriam og Brit Marit – 50 kr, forbeholdt dugnadsfolk
Kiosk: Hanne har hovedansvar, får med seg andre i ungdomsgruppa

Du kan ri 3 disipliner med en hest som er over 6 år.

Barneridning: en runde og to i tølt/trav

Beslagskontroll: vekt, engangshansker, skyvelære, metermål, (Brit Marit sjekker)
Dommertall, stoppeklokker, kalkulator,

Torstein hører med rytterkretsen om å låne det digitale tidtaker systemet.

Vi spør deltakerne etter fristen om de er interessert i rytterfest.
Parkering: forbeholdt hestehengere nede på banen, andre kan parkere ved hønsehuset(?) Torstein snakker med Gunleif.
Miriam og Hanne reiser til stor cash i løpet av neste uke.

Vi må ha slodde pauser, dette kan være i de vanlige pausene

Sak 3 (31):Krabbefestivalen

Brit Marit snakker med Goggen om dette
Vi ønsker 30 000,- i overskudd uansett visst ikke tar vi jobben selv.

Sak 4 (32): Evaluering vintercup
Positivt når du ser hvor mange som melder seg på kvalifiseringstevnene nå.
Veldig stor forandring på flere av hestene.
Stor verdi ved å arrangere vintercup.
Det er bare 5-6 stk som har sommeren som hovedsesongen, mens andre har vinteren – til ettertanke J
Positivt å arrangere alene, positiv tilbakemelding fra de andre klubbene også.
Vi arrangerer det for oss selv til neste sesong med mindre de andre klubbene tar kontakt.

Barneridningen: De vil heller ri en runde i tølt og to, isteden for gymkhana.

Den var en suksess!

Sak 5 (33): Evaluering av kvalifiseringstevne
Neste gang bør vi sette grense på maks deltakere.
Bra med så mange påmeldt, dette må vi se på veldig positivt!

Sak 6 (34): Villingurstevnet
Ser bra ut med sponsorer.
Dommere er i boks.

Sak 6 (34): Eventuelt 

  • Villingurstevnet sin general prøve – 21 og 22. mai
  • Vi har sydvesten i år, må finne dato på neste styremøte.
  • De som står på kurs – ventelisten kommer før eventuell loddtrekning
  • Vi spør Nils-Christian og Elli som kursholdere til neste år.
  • Elli kurset i mai blir avlyst og ny dato kommer
  • docs hadde dette vært noe og brukt på stevner?

Styremøte 5.

Dato: 7.3.2016
Stad: Hos Torstein
Tilstede: Hanne, Torstein, Bjarne, Sven Håvard, Ingeborg, Bente, Brit Marit og Miriam

Start/ oppfølging: 
Godkjenning av sist referat.

Sak 1 (23): Planlegging av ekstra ordinært årsmøte
Vi taper ca. 20 000 kr. i LAM midler ved å melde oss ut av NIHF.
Vedta ny lov som gjør at vi får et år som går fra 1/1-31/12. Vi kan ikke endre på loven til NIHF, bare godta den.
Egne vedtekter har vi ikke tatt inn som egne etter ny lov.
Svenni fikser liste med oversikt over stemmeberettiget medlemmer. Torstein leder møtet, og sjekker varme.

Sak 2 (24): Årsmøte Nihf
Miriam og Hanne reiser.

Sak 3 (25): Vintercup evaluering og planlegging
Gymkhanaen gikk fint føre seg.
Gikk over all forventning, noe tull med data. Men veldig god stemning.
Veldig bra mottatt at vi arrangerte det der ute.

Vintercup 3.
Dommere: Lise, Iren, Per(?), Torstein
Speaker: Linda, Kari?(Svenni spør)
Innpisker: Morten(Ingeborg spør)
Sekretariat: Svenni fikser
Skrivere: Ingeborg, Marianne(Ingeborg dobbeltsjekker)
Stevneleder: Torstein / Miriam
Lyd: Svenni fikse, noen må kjøre det opp.
Gymkhana: Ingeborg
Innsjekk: Torstein

Premiering: Sløyfer til gymkhanaen. Og pokaler og sløyfer til de andre evnt 1-3 plass. Brit Marit fikser. Ingeborg fikser premieutdeling.
Svenni/ Jofrid legger ut poengfordelingen.
Sak 4 (26): Kvalifiseringsstevne evaluering og planlegging
Lys til oppvarmingsbanen. – Bjarne har lys.
Lys til dommerbodene.
Gikk veldig greit, tross forsinkelsen ble den tatt inn.

4 april
Dommere: Veronica, Iren, Torstein(?)
Skrivere: Bente(Skal også ri), Åsmund kommer med skrivere(Torstein spør), Michelle, Henriette, Celina?(Hanne spør)
Innpisker: Anne(18 år, Ingeborg fikse)
Sekretariat: Svenni fikser
Speaker: Linda, Kari(Svenni spør begge)
Stevneleder: Bjarne
Kiosk: Hanne fikser (+Miriam)
Innsjekk: Hanne

Vanlige klasser denne gangen. V1, T1, F1, T2. 

Sak 5 (27): Neste styremøte 
4 april etter kvalifiseringsstevnet ca kl. 20.00/20.30.

Sak 6 (28): Villingurstevnet 2016, noe nytt?
– Godkjenning fra Vegvesenet om skilting.
– 16 påmeldt til nå!!

Sak 7 (29): Eventuelt
– Spør Thomas om å tømme septiktanken. (Torstein)
– Når styreleder ikke er tilgjengelig i chat eller ved spørsmål tar nestleder ansvar.
– Nytt stevne som øving til Villingurstevnet, med uttaginger og finaler.
– Vi må fikse båndene/sy fast borrelåsen på båndene som brukes i finaler.
– Miriam fikser invitasjon til kvalifiseringsstevnet 4. april
– Torstein snakker med Tonje/John Ragnvald.
– Siste halltreningen var i dag 7. mars.
– Jofrid har ansvar for mat på Elli kurs. (Ingeborg snakker med Jofrid)
– Brit Marit fikser sløyfer/pokaler til Klubbmesterskapet.

Styremøte 4.

Dato: 10.02.2016
Stad: Klubbhuset
Tilstede: Hanne, Torstein, Bjarne, Sven Håvard, Ingeborg, Bente, Brit Marit og Miriam

Start/ oppfølging: 
Godkjenning av sist referat.

Sak 1 (19): Lov for idrettslag
Vi må ha ett ekstra ordinært årsmøte.

Lager en innkalling til årsmøte 9 mars da tar vi opp sakene til årsmøte og loven.
Alle må lese gjennom lovene til styremøtet før 7 mars.

Torstein fikser innkalling.

Sak 2 (20): Vintercup

Liste på skrivere er oversendt til Torstein
Sekretariatet skal være i midten.
Åsmund fikser møkkamann og innpisker.

Janne Biribakken kan dømme, Torstein dømmer også.
Vi bestemmer oss for og kun å ha to dommere.

Vintercup – Suldal
Det er palmehelgen så vi flytter cupen over til Fossanmoen.

Sak 3 (21): Kvalifiserings stevne 25. februar
Veronica, Torstein og Hilde dømmer (Hilde dømmer det hun ikke rir)
Torstein spør Iren.
Hanne og Miriam har ansvar for kiosk.
Skrivere: Ingeborg, Bente, vi trenger 2-3 til.

Innpisker: Ingeborg spør Morten, Arne Utbjoa – Hanne spør
Speaker: Linda Johannessen
Sekreteriat: Sven Håvard og gjengen

V1, T1, F1,T2 (V2, T3, F2, T4)

Innsjekk kl 16. stevnestart kl 17.

Ingeborg tar innsjekk – Ingeborg fikser.
Ingeborg/Bente er stevneleder.

Kvalifiserings stevnet i mars flytter vi til 4. april.
Jofrid kan være speaker men vil ri. Samtidig så spør hun Linda om speaker.

Sak 4 (22): Eventuelt
Brit Marit snakker med Elverket angående lyktestolpene i dalen.
Alle må sjekke stevnestruktur og lovverk.

Sak 5 (23): Krabbefestivalen
Brit Marit sjekker dette mer opp og kommer tilbake med mer info.

Styremøte 3.

Dato: 2.2.2016
Sted: Hos Bjarne
Tilstede: Hanne, Torstein, Bjarne, Sven Håvard, Ingeborg, Bente, Brit Marit og Miriam

Start/ oppfølging: 
Godkjenning av sist referat.

Sak 1 (8): Styret
Det blir en del misforståelser når vi bruker facebook. Vi må begynne å tenke gjennom hvordan vi skriver ting og de som leser må heller ikke misforstå.

Sak 2 (9): Rutiner for web og Facebook

Jofrid får tilgang til styrechatten.
Jofrid får frie tøyler til websiden og kan fikse det hun vil, eventuelt lage en helt ny side.
Miriam gir Jofrid tilgang til facebook siden slik hun kan poste nyheter fra hjemmesiden.

Sak 3 (10): Utsendinger årsmøte NIHF
Miriam og Hanne reiser på årsmøtet.

Sak 4 (11): Vintercup evaluering
Veldig bra gjennomført, deltakerne var fornøyde.
Det var mange deltakere til å være januar måned.
Litt tull med gymkhanaen. Men det trengs litt mer vanskelighetsgrad for de som er eldre og som har mer erfaring. Lurt og sjekke hvem som er påmeldt før banen blir lagt.
Eventuelt lurt å ha to forskjellige klasser.

Huskeliste til vintercup 2:
Ingeborg sjekker med Vikinghest angående gymkhana utstyr.

Vi trenger en skriver liste, slik vi har oversikt over dette under stevnet.
Åsmund fikser skrivere, kiosk, innpisker og parkeringsvakt.
Torstein snakker med Åsmund om parkering.

Ingeborg tar seg av innsjekken.

Dommere, lyd, speaker, sløyfer, karakterer,

Vi har per i dag en dommer(Torstein)
Torstein har ansvar for og finne dommere.

Møkkamann – hvem har ansvaret for dette?

Vi trenger plass til sekretariatet.
Bør vi ha med tepper til dommere/skrivere?

Sven Håvard henter lydanlegg og sløyfer noen dager før vintercupen.

Torstein sjekker med mattilsynet angående kverken.

Sak 5 (12): Evaluering av kurs – oppfølging av mat
Kursene går sin gang. Det siste Elli kurset var stapp fult 1 på venteliste og førstkommende Nils kurs er det 11 deltakere på.
Fra nå av vil det bli en ordning på at en melder seg på mat på kursene når en får tilsendt ridetidene.
Maten koster 75,- per dag og vil bli fakturert på kursfakturaen.
Sak 6 (13): Ekstra kurs med Nils/Vignir
Iren har kommet med tips om Vignir. Her er det litt usikkert om når det er snakk om.
Det blir i hvert fall ikke kurs nå i april kanskje er dette mer aktuelt til høsten eventuelt neste sesong.

Flere medlemmer har ett sterkt ønske om Nils-Christian ett år til. Dette snakker vi mer om på ett annet styremøte når vi tar opp hvilke instruktører vi skal ha for neste sesong.
Det blir ekstra kurs med Nils i april.

Sak 7 (14): Evaluering loddtrekning
Michelle Åkerlund Strøm vant loddtrekningen og ble super glad.
Det blir nok feil i lengden at ungdomsgruppen blir belastet på kontoen sin.
Vi endrer derfor dette til at det blir trukket fra Villingur sin konto.

Folk melder seg på for alle loddtrekningene fremover.

Sak 8 (15): Medlemsmøte
Vi tar dette på neste styremøte?

Sak 9 (16): Klubbmesterskap sammen med Isafold
Bedre avtale mellom klubbene
Vantett avtale
Lage egen komite for stevnet
Jofrid kan skrive en samarbeids avtale
Godtar de vår avtale blir det samarbeid.
Sven Håvard snakker med Jofrid som ringer Bjarne. De samarbeider om hva innholdet i avtalen skal inneholde og hun sender dette til styret for godkjenning.

Kjører det som et stevnet men egne klasser for Villingur og Isafold. Dermed dobbelt sett med finaler.

Alle betaler til Villingur på sporti – vi har hovedansvaret?

Sak 10 (17): Villingurstevnet 2016
Vi tar dette på neste styremøte?

Sak 11 (18): Eventuelt
Sven Håvard snakker med Tine angående tilgang på sporti.
Miriam henter Nils på flyplassen på fredag.

Klubbklær:
Vi har bestemt at vi tar bestillingen i kassen på hooks. Da kan alle reise ut og kjøpe klær samtidig som de velger sin størrelse/farge.
Villingur betaler de 450 kr for logo som vil bli lagret i Hööks sitt system.

Torstein sjekker med NIHF om vi må ha ett ekstra ordinært årsmøte.

Vi må legge ut den oppdaterte stevnestrukturen/informere medlemmene om denne.

Styremøte 2

Dato: 05.01.2016
Stad: Hos Bjarne
Tilstede: Hanne, Torstein, Bjarne, Sven Håvard, Brit Marit og Miriam

Start/ oppfølging:
Godkjenning av sist referat.
Mangler ett Elli kurs 30-1 april.

Sak 1 (7): Vintercup
Torstein sender mail til Tonje og Åsmund.

Vintercup 1.
Speaker/musikk: Jofrid – Svenni spør
3 dommere: Torstein, Lise (Brit Marit spør), Iren (Hanne spør),
Skrivere: Hanne skriver på vintercup 1(eventuelt 3 visst Iren dømmer), Bente (skal også ri), Hanne spør diverse ungdommer
Innpisker: Morten (Ingeborg spør)

Kiosk: vi hører med arrangørene, Fossanmoen har kiosk ansvaret selv på Vintercup 1.

Sekreteriat: Tine, Olav og Sven Håvard (Svenni fikser)
Lyd: Sven Håvard fikser lyd

Barneklasse/gymkhana: Ingeborg
Vi kan bruke poeng deling der også. Og premiering 1-3 plass.

Vi rir to og to, derfor må vi huske farga bånd til rytterne.

Hva gjelder: 
Vi bruker poeng deling. Deler ut 10 poeng til 1 plass og 9 til 2 plass og nedover.
Dette blir delt ut på alle cupene og den med mest poeng i hver klasse vinner kombinasjonen.
Visst en person deltar med flere hester og kommer på 1 plass og 6 plass strykes 6 plassen og det rykkes opp en annen fra resultatlisten. Det er rytteren som teller.

1 plass 10 poeng
2 plass 9 poeng
3 plass 8 poeng
4 plass 7 poeng
5 plass 6 poeng
6 plass 5 poeng
7 plass 4 poeng
8 plass 3 poeng
9 plass 2 poeng
10 plass 1 poeng

Kombinasjon i V5, T7 og gymkhana(1-3)
Hva slags premier?
Sløyfer eventuelt pokal.

Torstein slodder hallen til cupen og til kursene.

Vi må ta med oss karakterer og bånd til vintercup 2 og 3.

Sak 2 (8): Utsendinger årsmøte NIHF
Tar dette i styre chatten.

Sak 3 (9): Bruk av ridehall etter kurs
Det har vært episoder der det har vært rideundervisning i kurs pausene samt andre som har vært og ridd i kurs pausene og etter kursene. Skal dette forbli gratis?

Konklusjon: De som har deltatt på kurset tidligere på dagen kan ri i hallen etter kurset gratis. Andre må betale 100kr for bruk som betales inn til Villingur. Rideundervisning i hallen under Villingurs arrangement er ikke lov.
Ellers har vi halltreff første mandagen i måneden da er det gratis for alle.
Dette vil bli gitt ut info til alle om hallbruk under arrangementene til Villingur.

Sak 4 (10): Foreløpig terminliste
Elli kurs 30-1 april/mai.
Vintercup 1. – 23. januar, Fossanmoen
Vintercup 2. – 20. mars, Jåttå
Vintercup 3. – 19. mars, Suldal

Sak 5 (11): Villingurstevnet 2016
Komiteen skal ha styremøte 14. januar.

Sak 6 (12): Eventuelt
Fortrinnsrett på kurs:
Burde være en selvfølge at alle medlemmer har fortrinnsrett.
Deltakerne får en bekreftelse på mail, de som er ikke medlemmer kan miste sin plass visst kurset blir fullt opp innen fristen og de er medlemmer.

Kurs mat:
Av og til blir det lite folk som kommer for å spise. Burde vi endre dette til at det koster penger?
Vi vil ha den sosiale biten under matpausene på kursene så vi fortsetter med mat.
Mat påmelding sammen med påmelding til kurs, da får vi en oversikt over hvem som vil ha.
Kjøp ingredienser på Villingur sin konto på Joker, eventuelt en annen butikk å ta med kvittering og lever til Brit Marit.
Vil bli sendt ut mail om dette også, sammen med informasjon om ridehallen.

Medlem:
Vi følger spent med på medlemmene som melder seg inn.

Styremøte 1

Dato: 07.12.2015

Stad: Hos Bjarne

Tilstede: Hanne, Torstein, Bjarne, Ingeborg, Bente, Sven Håvard, Brit Marit og Miriam

 

Start/oppfølging:
Vi startet det hele med en liten «Brain storming» om tanker for det nye året.

Sak 1: Konstituering av styret

Leder: Torstein Fossan
Nestleder: Miriam F. Knudsen
Kasserer: Brit Marit F. Knudsen
Sekretær: Miriam F. Knudsen
Ungdomsrepresentant: Hanne Haugan
Kurs ansvarlig: Brit Marit F. Knudsen
Tur ansvarlig: Torstein Fossan

Jofrid får tilgang til styre chatten på facebook samt får tilsendt referat for hvert styremøte.
Brit Marit har ansvar for ridekursene (påmelding, ridetider o.l.) Ingeborg har hoved ansvar for transport av Nils-Christian, Torstein har ansvar for transport av Elli.

Vi kutter ut mat på Nils kursene, men er det noen som tilbyr seg og lage mat må de avklare med Torstein, Torstein har nå hovedansvar for at Nils-Christian får mat.
Brit Marit sender over deltakerlisten for Nils kurset i januar til Torstein. Torstein sjekker deretter om noen vil lage mat.

Sak 2: Julearrangement
Vi arrangerer ikke julearrangement da det er veldig travelt for de fleste i juletidene.

Sak 3: Foreløpig terminliste

januar
9-10 januar – Nils kurs
30-31 januar – Elli kurs
februar
6-7 februar – Nils kurs
25 februar – Kvelds kvalifiseringsstevne
27-28 februar – Elli kurs
mars
5-6 mars – Nils kurs
22 mars – Kvelds kvalifiseringsstevne
26-27 mars – Elli kurs
april
16-17 april – Klubbmesterskap
mai
25 mai – Kvelds kvalifiseringsstevne
juni
10-12 juni – Villingurstevnet

Vi planlegger vintercup på Forsand, Vikinghest og Suldal.
Torstein snakker med Tonje Lund og Åsmund Bryn om dette.
Klassene vil bli V5, T7 og barneklasse.
Forslag til eventuelle datoer for dette er 23. januar, 20. februar, 19. mars.

Sak 5: Villingurstevnet 2016
Torstein informerte om at Jofrid og Tine ble utfordret av det forrige styret om og sette sammen enn komite til stevnet. De jobber med saken.

Sak 6: Eventuelt

– Vandre pokaler på klubbmesterskapet: Fra nå teller vandringen kun på rytter. Det vil si en kan ri 3 forskjellige hester og vinne pokalen. Det er fremdeles 3 napp som gjelder.
– For og vinne femgangskombinasjonen må en delta i femgang, en tølt klasse og en pass disiplin (der må passdisiplinen være godkjent).
– Kommet ønsker om å ha ungdomsgruppe samlinger på lørdager, da kan de eventuelt se på kursene som blir arrangert – dette er veldig lærerikt.
– Ønske om høyttaler på kursene, slik tilskuerne kan høre hva instruktøren sier.
– Torstein kjøper inn gassflasker slik vi kan ha varme under kursene i ridehallen. Fossanmoen stiller med ovn.
– Styret ble enige om å slette de resterende åpne postene som ikke er betalt fra 2012 på kr 1300.