Styremøte 5
Sted: Teams
Dato: 29.august 2024
Tilstede:
Beate Pedersen, Iren Haugan, Miriam Fossan Knudsen, Monika Berg Undheim, Idunn Marie Pedersen
Sak 31/2024 Godkjenning av protokoll fra forrige styremøte samt habilitetssjekker
-Protokoll godkjent, ingen habilitetssaker
Sak 32/2024 Høstens aktiviteter
Diskutere høstens aktiviteter inkl. treninger, kurs, rideturer, Vestlandsmot, ungdomsarrangement i september med Idunn og Tormod, Barterittet ect:
Kurser:
Det er booket 4 kurs med Gulli. 2 kurs med i høst og 2 våren 2025. Det første kurset nå i september og et 19-20 oktober. Kurset 19-20 oktober vurderes det om vi skal booke hallen på Fossanmoen. Kurset i februar bør kanskje gå inne i ridehall.
-Gullikurset i november sendes til Sporti nå.
-Det er sendt forespørsel om kurs med Olill. Vi venter på tilbakemelding fra henne angående dette.
-Planlegger Gædingakurs til våren. Iren har dialog med instruktør.
-Ungdomsarrangement blir 22.september. Idunn og Tormod lager program. Beate og Monika hjelper til med praktisk arbeid. Budsjett 3100,-
-Gustur islandshest forening har tatt kontakt angående Vestlandsmot. Detter er styret positive til og Iren skal ta dette videre med gruppen som arbeider om samarbeid mellom klubbene.
-Barterittet avholdes 3.november. Iren har ideer om kjepphest konkurranse og loddsalg. Salg av mat og kiosk.
-Iren finner datoer til fellestreninger. Disse legges ut på terminlisten. De bør også reklamers for på sosiale medier og sendes til medlemmene på epost.
Aktuelle tema for medlemsmøter er:
-Temakveld om allmenntilstand hos hest. Her kan vi forespørre Rolf Magne Haukalid.
-Foredrag med Berven. Han ønsker at det skal være minimum 35 deltakere. Monika hører med leder i Ryfylke hestesport forening om de er interessert i være med oss på dette.
– saltilpassing med Sal i fokus. Kan komme til oss på saltilpassing/clinick. Hun er uavhengig og kan ta med seg forskjellige merker av saler for prøving. Hun kan også stoppe om saler på plassen. Miriam sjekker ut dato og legger ut i sosiale medier og sender informasjon på mail til medlemmer.
Klubbmesterskapet 2025 går 26-27.april
Sak 33/2024 Dugnad 2.september
Oddgeir Fossmark har klippet store deler av dalen med beitepusser.
De øverste utekveene trenger å fikses
Beskjære trær som vokser over veien
Vi tar med oss det utstyret som vi har
Kaste mat og drikke som har gått ut på dato
Sjekke septiktanken
Sak 34/2024 Innkjøp av dørmatter
Beate kjøper på Rusta
Sak 35/2024 Søknad til SR Bank om støtte med frist 19.september:
Formålet til denne runden med søknad er; friluftsliv, kompetanse og kultur for alle. Vi kan ikke se at vi er i målgruppen i denne runden. Vi ser på hva som er målgruppen i mars 2025 og søker da om vi er i målgruppen.
Sak 36/2024 Søke støtte fra Gjelsten Holding?
Beate sjekker ut dette. Gir tilbakemelding til styret om vi skal søke.
Sak 37/2024 Digital dugnad i regi av Idrettsforbundet:
Vi gir informasjon om dette på medlemsmøte
Sak 38/2024 Forespørsel fra Strand Bygdeungdomslag om leie av anlegget i dalen.
Strand bygdeungdomslag skal arrangere fylkesleir sommeren 2025. De ønsker derfor å undersøke mulighetene for å leie anlegget i dalen. Styret er positive til dette.
Sak 39/2024 Diskusjon om vi skal ha et medlemsmøte der deltakerne fra Nordisk forteller litt om opplevelsen under mesterskapet.
Vi blir enige om at de får tilsendt spørsmål om deres opplevelse og vi legger dette ut på sosiale medier
Sak 40/2024 Iren informerer om NIHFs planer for Seljord til neste år.
Styremøte 4
Sted: Hos Beate
Dato: 26.juni 2024
Tilstede: Beate Pedersen, Iren Haugan, Tormod Bryn og Monika Undheim Teams: Miriam Fossan Knudsen og Malin Bosvik
Sak 24/2024 godkjenning av protokoll fra forrige styremøte samt habilitetssjekker
– Protokoll godkjent, ingen habilitetssaker
Sak 25/2024 Rekruttering
– Storhaug er interessert i komme til oss på Villingurbanen. Teste ovalbane og ri på tur. Vi har satt av 21/22. september, eventuelt 28/29 september. Tormod og Idunn Marie finner den datoen som passer best.
– Tormod og Idunn Marie kan gi «dommerkommentarer» på banen.
– Det er gått ut mail til Villingur om at det er mulig å låne hest til barnerytter under NM. Vi har ikke aktuelle ryttere i klubben nå.
Sak 26/2024 Kursprogram/Gullikurs
– Vi setter opp nye Gullikurs for høsten 2024 og våren 2025. Oppdatert i termin- liste.
– Samhandling mellom naboklubber angående kursdatoer
– Hva med forsikring til deltakere som ikke er medlem i en rideklubb? Dette må
vi se nærmere på.
– Miriam sender kursdatoer og informasjon til sporti.dk
Sak 27/2024
– Iren har hatt møte med Faxi, Gustur og Isafold. Det er bred enighet om å samarbeide om stevner, kursaktiviteter og samlinger. Det er ingen konkrete arrangement enda, men det er under planlegging.
Sak 28/2024 Barteritt 2024
– Stemning i styret for å arrangere dette.
– Iren har flere ideer til hvordan vi kan ha arrangementet.
Sak 29/2024 Ny mikrofon
– Det er ønskelig å kjøpe ny mikrofon. Det vedtas at Miriam kan kjøpe en mikro- fon som passer til Villingur sitt behov.
Sak 30/2024 Eventuelt
– Det er ønske om kvalifiseringsstevner til høsten. Dette kommer vi tilbake til.
– Det er ønske om Gædinga kurs og stevne til våren. Iren sjekker med Petur om
ledig dato for kurs.
– «Klubben i mitt hjerte» spleis. Dette fikk vi inn omtrent 2500,-. Vi vil bruker dis-
se pengene på utekveene. Dette tiltaket kom nok litt for tett på Villingurstevnet og flere var lit tomme for energi. Det ble også rapportert til noe om at dette va litt utfordrende teknisk.
– Iren sjekker ledige datoer for fellestreninger i dalen.
– Iren rapporterer om at det kommer tilbakemeldinger om at vi oppleves som
hovne og lite imøtekommende. Det er ikke kommet konkrete eksempler og det er da noe vanskelig å gjøre noe konkret. Vi må alle gå i oss selv og tenke at vi representerer klubben og styret når vi arrangerer og når vi oppholder oss på banen.
Styremøte 3
Sted: Teams
Dato: 25.mars 2024
Beate Pedersen, Iren Haugan, Miriam Fossan Knudsen, Monika Berg Undheim,
Idunn Marie Pedersen Ingeborg Steinnes Ivesdal Tormod Bryn og Malin Bosvik
Sak 21/2024 godkjenning av protokoll fra forrige styremøte samt habilitetssjekker
- Protokoll godkjent, ingen habilitetssaker
Sak 22/2024 Status klubbmesterskapet
- Spørsmål om dommer kan ta med samboer til å være skriver. Dette svarer vi ja til. Ingen ekstra utgifter bortsett fra ekstra sengetøy. Dette dekkes av dommer/samboer.
- Cecilie får tilbud om skriver på nytt, Ingeborg spør.
- Henting av dommere, Monika henter klokken 19.55
- Stevnestart lørdag klokken 10.00. Passen går klokken på Fossanmoen klokken 17.00
- Søndag start klokken 10.00 og slutt ca klokken 15.00.
- Det er plass til flere om det er noen som vil være med
- Sløyfene er kommet
- Vi trenger en speaker til lørdagen, Ingeborg spør Cathrin.
- Miriam sender ut en mail til de som skal starte om de er interessert i en sosial samling på lørdag eventuelt bestille mat til dommere og representanter til lørdagen.
- Oppmøte lørdag morgen senest 09.00
- Dugnad: Vi trenger å få tømt septiktanken, vaske opp, innsjekk fra fredag klokken 10.00, men kan sjekke inn hos Monika i kiosken lørdag morgen, digital fredag. Filming, det blir sendt ut forespørsel om filming.
- Utdeling av premier, Beate som leder av klubben
- Pausemat til lørdag; Lapskaus lørdag, Tacosuppe søndag
Sak 23/2024
- Monika og Beate møtte til RORYK. Beate informere om en nyttig tur.
- Miriam sjekker med regnskapsfører om vi kan få en mal for reiseregninger og utlegg.
- Monika Sjekker med Forsand byggservice om pris til å lage klar dommerbodene.
- På årsmøtet i NIHF ble det listet opp momenter: – Rekruttering og beholde medlemmer. Vi skal fokusere på samhold. Vi skal sammen med Faxi og Isafold forsøke å holde felles agrementer. Vi deler terminlister slik at vi kan delta på hverandres aktiviteter. Vi skal se på hva vi kan ha felles. Det vil i tiden fremover være fokus på hestevelferd. Eksempler på dette nevnes kjøring med hester på transport. Avstand mellom stevnene ect.
- Vi har fått spørsmål om når påmeldingen til Avlsutstillingen. Denne er videresendt til Fossamoen islandshester.
- Vi har fått noen svar fra forespørsel om medlemmene vår får Forum, Tølt.no og Worldfengur og? Vi sender ut purring på dette.
- Beate og Monika tar opp om det er mulig å anskaffe Teams for idrettslag. Prisen for dette er 2500 per år. Dette er det stemning for og Beate ordner dette med hjelp fra
Idunn Marie.
Styremøte 2
Styremøte 2
Sted: Klubbhuset i dalen, 4110 Forsand
Dato: 26.februar 2024
Tilstede: Beate Pedersen, Iren Haugan, Miriam Fossan Knudsen, Monika Berg Undheim, Idunn Marie Pedersen
På Teams: Ingeborg Steinnes Ivesdal Tormod Bryn og Malin Bosvik
Sak 10/2024 Habilitetsvurderinger
Det er ingen habilitetssaker.
Sak 11/2024 Godkjenning av møteprotokoll fra forrige styremøte
Saksliste og møteprotokoll godkjennes
Sak 12/2024
Årsmøte NIHF 2024 avholdes 16-17 mars. NIHFs lov §15 (1) regulerer representasjon fra lokallag på NIHF årsmøte. Villingur har 65 medlemmer (stemmer dette?) og har da i hht NIHFs lov rett til å være representert med inntil 4 representanter (medlemstall intervall 61-80), så fremt disse er valgt på årsmøte eller oppnevnt av styret etter fullmakt, ref NIHF’s lov §15 (2). Vi må i dette styremøtet diskutere om vi har gyldig fullmakt fra årsmøtet og i så fall hvem som reiser for å representere Villingur 16-17 mars. Evt behøves medlemsmøte/ EO årsmøte for å få gyldig fullmakt på plass (2 ukers frist for innkalling i hht Villingurs lov § 17 (1). I henhold til Villingurs lov § 15 punkt 15 skal Villingurs årsmøte velge «representanter til ting og møter i de organisasjonsledd idrettslaget har representasjonsrett i eller gi styret fullmakt til å oppnevne represetantene «, var dette på agendaen i årsmøtet i januar 2024? Gjelder evt fullmakten fra Årsmøtet 2020 ennå? Link til NIHFs lov: LOV-NIHF-vedtatt-versjon-etter-aarsmoete-19-3-2022.pdf
Villingur har per dags dato 44 betalende medlemmer. Vi har derfor 3 stemmer på årsmøtet i NIHF 16-17 mars.
Beate, Iren og Tormod representerer Villingur på årsmøtet.
Politiattest – alle styremedlemmer og andre som jobber aktivt mot medlemmene må ha dette. Gjennomgang av fremgangsmåte for å skaffe dette på styremøtet. Nye retningslinjer fra NIHF mht trener attest. Villingurs lov § 18-2, punkt 5e sier at styret skal oppnevne en ansvarlig for politiattestordningen.
Vi går gjennom instruksene fra NIHF.
– Iren og Miriam er ansvarlige for politiattestene.
– Alle instruktører i NIHF må ha politiattest. Hvis vi få en kursleder ikke har politiattest må det være en representant med attest for dette.
– Utenlandske instruktører får ikke attest
– Alle instruktører som er registrert i Villingur og som står på NIHF sin liste har fått informasjon fra Iren angående dette.
– Alle i styret skal ha politiattest.
Sak 13/2024 Søknader om støtte/midler.
Frist 6. mars for spillemidler til utstyr, f eks dommerboder som trenger oppgradering. Hvilke andre ordninger bør/kan det søkes under?
Det skal søkes om spillemidler til utstyr. Frist er 6.mars. Vi ønsker å søke om midler til å reparerer dommerbodene. Vi spør om pris for dette samt pris for utbedring av utekvee hos Forsand Byggservice AS.
Miram har sendt søknad om strømstøtte. Vi fikk 698,- i støtte.
Sak 14/2024 Gjennomgang terminliste/stevner
Erfaringer Vintercup 2 på Tegle, planlagt Vintercup 3/kvalik 10 mars samt Klubbmesterskap i april
Det er nå nye priser og vilkår for dommere. Prisene er nå kun veiledende. Dommere skal ha betalt om en avlyser om det er mindre enn 10 dager til stevne.
Vintercup, Eiven er stevne leder, Miram er sekretariat, Monika er kiosk, Beate speaker, innpisker og innpisker finner vi når vi ser hvem som melder seg på.
Det er kontroll på klubbmesterskap
Sak 15/2024 Kurs
Gulli kurs 16-17 mars, per lørdag 24 februar 2 påmeldte. Faxi hadde dobbeltkurs i helgen med 13 påmeldte og arrangerte kurset (Max 20 ledige plasser. ). Skal vi jobbe videre med kurs med andre instruktører, herunder evt longeringskurs Nils og evt kurs med Olil fra Island i august?
Det er per nå 2 påmeldte til Gullikurs. Forslag om sitstrening med Tonje eller RIB (Rider In Balance) kurs.
Utenlandske instruktører ønsker ikke å komme til Norge i klubbregi fordi de opplever at det er vanskelig å fylle opp kursene og kursene blir avlyst. Dette gir tapt arbeidsinntekter for dem.
Sak 16/2024 Ny dommerstruktur med oppdaterte priser.
Hva betyr dette for budsjettet til klubbmesterskap og Villingurstevnet?
– Dette kan føre til at budsjettet ikke holdes. Vi må legge dette til i kommende budsjett.
– Overnatting for dommere: Iren booker bestiller overnatting hos Fossanmoen Islandshestsenter.
– Invitasjon er klar.
Sak 17/2024 Forsikring.
Er medlemmer forsikret via Villingur under arrangement i regi av klubben?
– Barn og unge under 13 år er forsikret gjennom NIF.
– Vi må undersøke om ungdom og voksne er forsikret under Villingurs arrangementer.
– Vi må skaffe oss en underslagsforsikring, dette er nå lovpålagt.
Sak 18/2024 Premier
– Sløyfer har blitt veldig dyrt, Prisoverslag er 49,- per sløyfe.
– Vi må bestille inn 40 nasjonale, 30 stk røde, 10 stk blå, lilla 20 stk.
Miriam har bestilt sløyfer til klubbmesterskapet og til Villingurstevnet. Vi fikk rabatt når vi bestilte til begge stevnene samtidig.
Sak 19/2024 Oppfølgning sak 6 fra styremøte 31 januar 2024.
Foss Eikeland, Isafold, SJR, har noen fått en oppdatering etter møtet som ble avholdt fredag?
Styret får informasjon og referat fra møtet mellom Tryggvi og SJR. SJR er positive til å inkludere Villingur. Monika avtaler møte mellom dem og gruppen som skal undersøke
muligheten for samarbeid.
Sak 20/2024 Veien ned til dalen, oppfølging fra siste styremøte, er noe gjort mht innhenting av priser?
Det ble på forrige møte ikke bestemt hvem som skulle gjøre hva. Det bestemmes nå at
Miriam tar kontakt med tre entreprenører for prisoverslag.
Dato for neste styremøte er satt til 25.mars. Dette blir avholdt på Teams. Agenda vil da være klubbmesterskapet.
Styremøte 1
Sted: Rettedalsbakkane 43, 4110 Forsand
Dato: 31.januar 0224
Tilstede: Beate Pedersen, Iren Haugan, Miriam Fossan Knudsen, Monika Berg Undheim, Ingeborg Steinnes Ivesdal (deltok via teams), Idunn Marie Pedersen, Tormod Bryn.
Sak 1/2024 Konstituering av styret og fordeling av roller
Leder: Beate Pedersen
Nestleder: Iren Haugan
Kasserer: Miriam Fossan Knudsen
Sekretær Monika Berg Undheim
Styremedlem: Ingeborg Steinnes Ivesdal
1.vara: Idunn Marie Pedersen
2.Vara: Tormod Bryn
Ungdomsrepresentant: Malin Bosvik
Sak 2/2024 Møteprotokoll
Møteprotokoll godkjennes som første sak hvert styremøte.
Sak 3/2024 Signering av dokumenter
Styrets leder og nestleder er fullmaktsthavende til signering av dokumenter.
Sak 4/2024 Habilitetssaker
Habilitet vil bli vurdert veds starten av hvert styremøte
Sak5/2024 Gjennomgang av tidligere styremøter
Nytt styre ønsket å se om det var saker som ikke var ferdig fra tidligere styremøter. Det er ikke funnet saker som ikke er under oppfølging.
Sak 6/2024 Henvendelse angående tildeling av område på Vaglemoen til Sandnes og Jæren rideklubbs tildeling av område på Vaglemoen.
Det ble på årsmøtet fremmet forslag om å undersøke muligheten til å kunne etablere et regionalt baneanlegg med oalbane og passtrekk på dette området.
Vi ønsker å undersøke dette og ønsker å oppnevne representanter som får mandat til å ta kontakt med Sandnes og Jæren rideklubb, Isafold islandshestforening og Sandnes kommune.
Styret foreslår å spørre Egil Oaland, Brit Marit Fossan Knudsen og Bjarne Fossan til å til undersøke om muligheter til et regionalt baneanlegg på undersøke mulighetene for henge oss på SJR og etablere en oalbane og passbane.
Monika spør de aktuelle.
Sak 7/2024 (punkt 3) på saksliste Terminliste:
• Vintercup 2 den 18. februar 2024
Dommere er i boks. Det er per i dag 31.januar ingen påmeldte.
Miriam kan ordne startlister men kan ikke delta på selve dagen.
Sekretariat/speaker/innpisker; Sjekke om dommer trenger skriver, hvem kan speake, Beate og Monika deler på ansvar for sekretariatet.
Vi må ha 6 deltakere for å gå i null. Vi setter et minimumsantall på 10 ekvipasjer for å gjennomføre.
• Vintercup 3/Kvallik den 10. mars 2024
Invitasjon er ikke laget. Vi skriver min. 10 deltakere.
Denne skal gå på Villingur sitt anlegg i dalen. Dersom veien ned til dalen ikke kan fikses vil dette stevnet utsettes.
Disipliner blir de samme som på vintercup. I T1, V1, F1, T2.
Pris per ekvipasje for kvalifiseringsstevnet blir samme som for vintercup for Villingur medlemmer. 400 for ikke-medlemmer. 300 for ikke-medlemmer til vintercup.
Dommere: Cecilie, Anja og Bjarne
• Helgekurs med Gulli den 16. mars 2024
Dette kolliderer med årsmøte med Nihf og ungryttersamling på Fossanmoen. Vi må forhøre oss om det er mulig å endre.
• Klubbmesterskap den 6. april 2024
Kioskansvarlig; Monika
Dommere: Cecilie Clausen Kolnes, Hanne Haugerød, Caroline Holsad,
Overnatting: Lysefjorden hyttegrend forespørres. De skal ha hver sitt soverom og helst mer enn ett bad.
Sekretariat; Miriam har kontroll
Lyd: Kristian og Eiven
Innpiskere: foreløpig: Marie, Egil, Kristian, Bjarne.
Disipliner:
Sportsklasser: V1, T1, F1,T2, P2
Fritid: Barn u/plassering (6-11) V5 T7
Barn m/plassering: V5 og T7
Ungrytter: V5 T7
Senior V5 T7
Barneridning:
Barneridning er populært, og vi ønsker at det skal være en egen klasse for barn med leier. De får kommentarer fra dommere.
Pris:
800 for 1.ekvipasje og 400 for hest nummer to.
For ikke-medlemmer settes prisen 1000,- for 1.ekvipasje og 500,- for hest nummer 2.
Speaker; Jofrid og Hanne
• Helgekurs med Gulli den 13. april 2024
• Avlsvisning den 1. mai 2024
• Villingurstevnet 2024 den 3. mai 2024
Komiteen for Villingur stevnet er godt i gang med arbeidet.
Sak 8/2024 Dalen:
Veien ned til Dalen må fikses. Den renner bort ved hvert regnskyll. Forslag fra styret er å innhente pris fra entreprenør for å få prisoverslag på hva dette vil komme på og hvor mye jobb dette vil komme på.
Dette for å kunne søke Sandnes kommune om tilskudd for å utbedre veien.
Vi må kjøpe inn:
- Naler til dommerbodene, 6 stk
- Pleksiglass til dommerbodene, 5 boder
Dommerbodene må lages klar til å få montert skinner til pleksiglass.
Sak 9/2024 Eventuelt:
Hva vi ønsker å promotere:
• Kurser; det foregår en del private kurser som Villingur medlemmer deltar på. Disse må vi være flinke til å promotere dette når vi er ute og rir på stevner.
Dersom andre ønsker å være med å ri, ta kontakt med kursdeltakere eller instruktør direkte.
• Vi har to flinke dommeraspiranter, dette må vi promotere
• Vi må hjelpe medlemmene våre med å få registrere seg med rett adresse for å få Forum. Monika og Miriam lager en «forms» for å undersøke hvor mange dette gjelder for.
• Medlemmer: vi har 65 medlemmer i klubben. Hvordan skal vi øke medlemsantallet? Dette blir fokusområde for styret i 2024.
• B-instuktørkurs. Vi kan undersøke om det er muligheter for å gjennomføre dette nettbasert. Malin undersøker om de gjennomførte dette nettbasert. – Er det mulig å gjøre noe sammen med naboklubber?
• Vi har tidligere pratet om en samling hos Ingeborg. Hun skulle komme tilbake med datoer. Ta dette opp på neste styremøte.
• Varmepumpen gikk med 318,- i pluss. Bra jobba!